Comment optimiser le budget formation ?

Avant de mettre en place une formation, il est primordial de connaitre son budget ou du moins d’en avoir un ordre de grandeur. En effet, un budget est prévu et consacré chaque année pour financer les actions de formation des salariés permettant d’acquérir, de développer et d’affiner les compétences professionnelles de chacun. Cependant comment l’optimiser et en faire un véritable outil ?

Les axes principaux d'optimisation du budget formation

Plus que jamais, il est nécessaire pour le Responsable formation d'être capable d'effectuer une analyse des coûts de formation et d'optimiser son budget. En effet, au moment où les plans de formation sont en pleine refonte, le thème de l'optimisation des budgets formation prend tout son sens.

Le budget formation doit être géré au plus juste, et de manière judicieuse afin d'obtenir une optimisation  maximale.

Pour garantir une parfaite efficacité de la dépense formation, il est impératif pour le Responsable formation de connaitre du mieux possible les règles de fonctionnement de la formation professionnelle mais aussi les dispositifs de formation et les financements proposés par les OPCA.

En effet, la connaissance de l'environnement formation est nécessaire. Cela suppose donc de maitriser les dispositifs de formation et de repérer les types de financement.

Par ailleurs, l'optimisation du budget formation nécessite un suivi de l'actualité formation. Pour cela, il est judicieux de s'entourer d'experts en la matière.

Notez-le : construire un plan de formation n'est pas une chose facile ! En effet, de nombreuses solutions existent pour optimiser le budget formation, difficilement exploitables à l'heure actuelle.

L'optimisation du budget de la formation professionnelle est un exercice pratique basé sur une contrainte financière.

Néanmoins, l'optimisation trouve sa place dans la capacité à structurer le plan de formation et le financement le plus pertinent. Pour éviter cette réflexion, certaines entreprises optent pour l'externalisation de la gestion du plan de formation. Encore faut-il obtenir l'accord de tous !

Notez-le : le Responsable formation doit être ne mesure de piloter le plan de formation afin d'optimiser le financement de la formation.

De plus, ce dernier doit porter une attention toute particulière à la « construction » du plan de formation en lui-même, et cela, d'une manière la plus anticipée possible.

Notez-le : afin d'optimiser au maximum le budget formation, il est impératif de bien connaitre son OPCA ainsi que ses process.

 

Les automatismes à adopter dans l'optimisation des budgets

Avant toute recherche de financement, le premier réflexe pour le Responsable formation consiste à optimiser ses processus internes de formation en construisant de bons outils de gestion. En effet, ces derniers offriront une visibilité sur l'ensemble des dispositifs.

La question de l'optimisation du budget formation est devenue très stratégique. En effet, elle doit permettre d'obtenir des objectifs précis et intéressants ainsi que garantir un retour sur investissement. L'exercice est très complexe !

La démarche d'optimisation des budgets à suivre est la suivante :

Une étude des besoins : une formation doit correspondre à un besoin précis et déterminé en amont.

Le calcul des budgets : la précision et l'optimisation des budgets sont les deux axes principaux. A ce stade de la construction du plan de formation, la mise en place d'indicateurs de suivi des formations est impérative. Il y a lieu également de tenir compte des financements octroyés par l'OPCA dont l'entreprise dépend.

Le respect des plannings légaux : la gestion d'un plan de formation doit respecter un planning. Ce qui veut dire qu'une attention particulière doit être portée à la communication sur le process.

La communication sur la formation en elle-même : en effet, la formation doit être vue « positivement ». Cette dernière doit est considérée comme un enjeu partagé au sein des entreprises. Au-delà de la construction du plan de formation, il est primordial d'impliquer les managers dans la mise en œuvre des formations.

Notez-le : la mise en place d'une formation avec un budget optimisé comprend 3 facteurs : qualité, quantité et coût autrement dit « former plus avec un budget optimisé ».

 

La formation, plus un investissement qu'une dépense !

La formation professionnelle est un investissement pour toutes les entreprises. En effet, l'organiser, la structurer et l'anticiper nécessite du temps et bien sûr des compétences.

La plupart du temps, le retour sur investissement est bien plus supérieur aux coûts engendrés. Ce dernier est mesurable financièrement, et également en termes de réussite économique de l'entreprise.

Notez-le : investir du temps de travail et des compétences à l'activité de formation constitue un réel investissement !

Il est à noter qu'avec la réforme sur la formation professionnelle, les entreprises sont désormais libres de gérer leur investissement en formation. En effet, cette dernière tente de clarifier la place de l'investissement en formation dans l'entreprise.

Il y a désormais un renforcement des obligations de formation et d'optimisation du parcours professionnel des salariés au sein de l'entreprise. Plus de liberté est laissée aux entreprises pour gérer leur budget sous la forme d'un investissement !

Le rôle du responsable formation est plus que jamais important puisqu'il devra définir les compétences clés à développer pour une entreprise, mais aussi déterminer un budget correspondant à la formation pour par la suite mettre en place un financement avec son OPCA.

Notez-le : la formation représente un coût ! Il faut donc raisonner à très long terme.

Le pilotage du budget et l'évaluation du retour sur investissement restent toujours les principales clés de la réussite de cette démarche.