Evaluer les formations : comment choisir le bon outil ?

Par , le 22/05/2014

Pour bâtir un dispositif d’évaluation des formations pertinent, il est essentiel de définir les objectifs visés et d’identifier les ressources disponibles pour mener à bien le projet. Pour que les résultats d’évaluation soient utilisables, l’outil choisi doit être facilement adoptable par les principaux intéressés : les participants et les managers.

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En matière d’outils d’évaluation - numériques ou sur papier - il est techniquement possible de tout faire ou presque :

  • recueil préalable des besoins et des attentes des participants,
  • tests de connaissances avant, pendant et après la formation,
  • questionnaire de satisfaction à chaud,
  • évaluation à froid par le salarié et le manager du transfert des acquis dans la situation de travail…

Le « bon » dispositif d’évaluation est celui qui correspond à la culture de l’entreprise et s’inscrit dans une organisation logistique cohérente. Le service formation doit privilégier le recueil et l’exploitation de données qui servent ses axes stratégiques. Les priorités peuvent être très différentes d’une entreprise à l’autre selon la maturité des démarches d’évaluation en place, par exemple :

  • inciter l’échange avant et après la formation entre le manager et le participant,
  • utiliser les résultats de l’évaluation pour transformer son offre (intervenant/approches pédagogiques/durées/e-learning),
  • fournir aux formateurs des outils pré et post-formation pour adapter les formations à des contextes particuliers,
  • disposer d’indicateurs pour mesurer l’impact de la formation sur les performances de l’entreprise…

Les outils pour évaluer s’activent avant et après la formation

Les outils d’évaluation permettent un recueil de données avant la formation, à l’issue de la formation (évaluation à chaud) et le plus souvent plusieurs semaines ou mois après (évaluation à froid). Certains outils permettent d’envoyer avant et après la formation aux participants des modules pédagogiques préparatoires ou complémentaires, ainsi que des tests de connaissances.  D’autres proposent au participant de rédiger à chaud un plan d’action post-formation qui sert pour l’évaluation à froid et le dialogue participant/manager.

Le participant est la première personne ciblée et concernée par l’évaluation, mais pas seulement. Le formateur peut être associé pour recueillir les attentes envers la formation, concevoir des tests de positionnement, évaluer les apprentissages de savoirs, savoir-faire, savoir-être et réaliser un suivi post-formation individualisé.  Le manager est souvent impliqué pour le recueil des besoins ainsi que pour évaluer le transfert des acquis dans la situation professionnelle.

L’outil d’évaluation est principalement géré par le Responsable de formation qui peut le construire de A à Z ou le paramétrer pour les outils proposés « clés en main ». Les opérateurs spécialistes de l’évaluation de la formation proposent des questionnaires d’évaluation déjà construits. Le Responsable de formation  garde la main sur certains paramétrages comme la fixation d’objectifs pédagogiques spécifiques pour s'adapter aux différents types de formation. Ces outils « clés en main » visent une standardisation de la démarche d’évaluation afin de créer des points de comparaison au sein de l’entreprise, ainsi que pour certains outils, entre entreprises.

En utilisant un dispositif d’évaluation original, via les opérateurs spécialisés dans les enquêtes, le Responsable de formation a la liberté de créer tous les questionnaires dont il a besoin ou de transférer sur support web des outils déjà existants. Pour recueillir des données pertinentes, il peut être nécessaire de se former, de bénéficier des bonnes pratiques de ses confrères ou d’être accompagnés en matière d’évaluation des formations.

Les outils se déclinent sur le web, les mobiles ou sur papier

Certaines solutions SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) proposent leurs propres outils d’évaluation des formations. Les solutions et outils pour évaluer les formations disponibles sur le marché offrent généralement un interfaçage avec le SIRH de l’entreprise afin d’aller piocher directement les informations (contacts des participants et managers, dates des formations…) pour automatiser les envois de messages. Des opérateurs proposent également d’importer des fichiers Excel ou de saisir des données manuellement.

L’achat d’un logiciel, notamment pour créer et diffuser les questionnaires, implique de l’installer sur les serveurs de l’entreprise. L’utilisation de plate-forme en mode Saas (accès au service en ligne sans installation de logiciel) dispense à l’opposé de toute maintenance informatique. En mode Saas, les données recueillies ne sont pas stockées sur les serveurs de l’entreprise mais sur des serveurs partagés (Cloud).

Questionnaires sur internet, applications sur mobile, documents papier… Il existe des arguments pour et contre chaque modalité en matière de confidentialité, d’interactivité et de délai de traitement. La solution choisie doit correspondre à la culture de l’entreprise et aux publics formés. Si l’outil n’est pas accepté et peu utilisé, les données recueillies en trop faible quantité ne pourront pas être analysées et interprétées.

Choisir un dispositif d’évaluation adapté aux ressources du service formation

Les résultats des évaluations peuvent se présenter sous forme de graphes ou statistiques pour les informations quantitatives. Le traitement des données qualitatives (textes et commentaires des participants) nécessite un traitement réalisé - selon l’outil choisi - par l’opérateur ou par le client. Certains outils livrent l’ensemble des données textes de manière brute, d’autres réalisent un traitement des données par analyse automatisée ou via l’intervention de consultants spécialisés dans l’évaluation qui interprètent et synthétisent les résultats.

Les outils présents sur le marché ont des modes de tarification très variés : abonnement selon le nombre de salariés avec nombre de questionnaires illimité, tarif par formation évaluée (avec des tarifs dégressifs pour les volumes plus importants), achat de logiciel, prestations sur devis… Tous les opérateurs proposent un service hot-line pour aider à utiliser techniquement les outils. Chez certains opérateurs, le tarif « de base » intègre également un accompagnement méthodologique sur les bonnes pratiques de l’évaluation, par exemple sur comment bien rédiger un objectif de formation. D’autres proposent des sessions de formation à la réalisation d’enquêtes ou des prestations d’amélioration de l’efficacité des  formations.

Zoom sur 5 outils

Certains outils sont spécialisés sur l’évaluation de la formation (Formaeva, Formetris, Scoreval) avec des orientations et des fonctionnalités différentes. D’autres (Soft Concept, Vocaza) sont des spécialistes du questionnaire dans tous les domaines dont la formation.  

Formaeva : http://www.formaeva.com/

Formetris : http://www.formetris.com/

Scoreval : http://www.scoreval-software.fr/

Soft concept :  http://www.soft-concept.com/

Vocaza : http://www.vocaza.com/

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