• si vous avez moins de 10 salariés, le versement à un OPCA est obligatoire ;

• si vous avez 10 salariés et plus, vous avez le choix de gérer directement votre budget formation ou de verser tout ou partie de votre contribution à un OPCA.

A noter que depuis la loi du 24 novembre 2009 relative à l’orientation et à la formation tout au long de la vie, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent verser une contribution au Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP) via un OPCA formation. Le taux de cette contribution est déterminé chaque année par arrêté ministériel entre 5 et 13 %. Pour 2010, il est fixé à 13 % de l’obligation légale relative au plan de formation.

Quelle est la procédure à suivre pour obtenir la prise en charge d’une formation ?

Procédure de prise en charge de la formation

Tout d’abord, il vous faut déterminer votre OPCA de rattachement et être à jour de vos cotisations. Si vous ne connaissez pas votre OPCA, vous pouvez contacter votre syndicat d’employeurs ou consulter la liste suivante (insérer lien vers liste des OPCA).

Chaque OPCA détermine ses procédures et ses propres critères de financement, renseignez-vous avant le début de la formation pour connaître la procédure à suivre et les conditions de remboursement.

Généralement, la démarche de prise en charge d’une formation va se dérouler en 4 étapes, séparées en 2 phases :

AVANT LA FORMATION :

Prise en charge de la formation – Etape 1 :

Etablir une convention de formation avec l’organisme qui la dispense : ce document joue le rôle d’un contrat établi entre cet organisme et votre entreprise, et permettra à l’OPCA de savoir que vous souhaitez faire suivre cette formation à l’un de vos salariés.

Prise en charge de la formation – Etape 2 :

Adresser une demande de prise en charge de la formation à votre OPCA. Le programme de la formation doit être joint.

APRES LA FORMATION :

Prise en charge de la formation – Etape 3 :

Signer et récupérer la feuille d’émargement à la fin de la session : ce document permet à l’OPCA de l’assurer de la participation effective de votre salarié. Souvent, ce document est collectif (chaque participant signe sur la même feuille), mais il peut être individuel, ce que l’on nomme « attestation individuelle ». Ce document, fourni par l’organisme de formation, est indispensable pour la prise en charge de la formation.

Prise en charge de la formation – Etape 4 :

Envoyer votre facture pour remboursement à votre OPCA. Cette facture va comporter 2 montants :

• le coût pédagogique : il s’agit du prix HT de votre formation ;
  • le montant des frais annexes : ces frais sont ceux du déplacement de votre salarié pour assister à la formation : frais de transport, repas et hébergement. Les OPCA les remboursent soit en « frais réels », c’est-à-dire au coût réel que vous avez déboursé, soit suivant des montants forfaitaires.

Il faut joindre à cette facture :

• la convention de formation précédemment établie et signée ;
  • la feuille d’émargement ou l’attestation individuelle de présence signée.

Synthèse de la prise en charge de la formation

A découvrir également :

• Nos formations CE
• Nos formation droit du travail

Cette formation peut être suivie qu’une seule fois dans la même entreprise au cours du même mandat. Elle peut cependant être renouvelée lorsque le membre titulaire a exercé son mandat pendant 4 ans, consécutifs ou non.

La durée de cette formation est de 5 jours maximum, consécutifs ou non.

Prise en charge de la formation CE : comment choisir un organisme de formation ?

Vous ne pouvez pas choisir n’importe quel organisme de formation. Votre choix doit se porter sur un organisme de formation inscrit :

-          soit sur une liste publiée par arrêté ministériel ;

-          soit sur une liste arrêtée par le préfet de région. Cette liste est différente d’une région à l’autre et doit avoir obtenu l’avis du Comité de coordination régional de l’emploi et de la formation professionnelle.

Quelle est la procédure à suivre avant la formation ?

Vous devez demander à votre employeur une autorisation d’absence au moins 30 jours à l’avance. La demande doit être faite par écrit et vous devez indiquer la date, la durée de l’absence sollicitée ainsi que le nom de l’organisme de formation que vous avez retenu.

Le congé est de droit et ne peut être refusé ou reporté par votre employeur que dans les cas suivants :

-          refus en raison des conséquences préjudiciables à la production ;

-          refus en raison du dépassement du seuil maximum de jours de congés dans l’entreprise ;

-          refus en raison du dépassement de la durée de 5 jours ;

-          report en raison du nombre de salariés simultanément absents.

En cas de refus, votre employeur doit vous en informer par écrit dans un délai de 8 jours à compter de la réception de votre demande.

En cas de différend avec votre employeur, vous pouvez saisir directement le bureau de jugement du conseil des prud’hommes, qui statue en référé.

Quel sera votre statut pendant la formation ?

La formation est assimilée à une durée de travail effectif et est rémunérée comme telle, à la condition que vous remettiez, à l’issue de votre formation, à votre employeur une attestation de présence délivrée par l’organisme de formation. La durée de la formation ne peut pas, en particulier, être imputée sur vos congés payés.

La durée de la formation ne s’impute pas sur votre crédit d’heures de délégation qui vous est alloué pour exercer vos fonctions de membre du CE.

Qui finance et prend en charge votre formation CE ?

Votre formation, ainsi que les frais de déplacement, de repas et d’hébergement sont à la charge du comité d’entreprise sur le budget de fonctionnement du CE.

Votre rémunération est maintenue par votre employeur, qui ne peut pas l’imputer sur son obligation de financement de la formation professionnelle.

Synthèse de la prise en charge de la formation CE

A découvrir également :

• Nos formations CE
• Nos formation droit du travail

Le droit individuel à la formation (DIF) vous permet de suivre, en dehors ou pendant votre temps de travail, une formation professionnelle que vous aurez choisie. Vous vous constituez un crédit d’heures de formation de 20 heures par an, cumulables sur 6 ans, dans la limite de 120 heures (sauf disposition conventionnelle plus favorable).

Qui peut bénéficier du DIF ?

Peuvent en bénéficier :

• Les salariés en CDI, à temps complet ou à temps partiel, ayant au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise qui les emploie ;
• Les salariés en CDD ayant travaillé en CDD 4 mois, consécutifs ou non, dans les 12 derniers mois ;
• Les intérimaires ont accès à un DIF spécifique. Pour davantage de renseignements, il convient de se renseigner auprès de l’agence de travail temporaire qui vous emploie.

Attention : les salariés en contrat de professionnalisation et en contrat d’apprentissage ne peuvent pas bénéficier du DIF.

Comment calculer les heures acquises au titre du DIF ?

Si vous êtes sous CDI et que vous travaillez à temps plein, vous cumulez chaque année un droit à formation de 20 heures cumulables pendant 6 ans au maximum, dans la limite absolue de 120 heures. Ainsi, après une période de cumul de 6 ans, si vous n’utilisez pas tout ou partie de vos heures de formation, votre DIF reste plafonné à 120 heures. Il ne peut plus augmenter mais ces heures de formation restent toutefois acquises jusqu’à ce que vous décidiez d’utiliser son DIF ou, au plus tard jusqu’à la rupture de votre contrat de travail. Il n’y a donc pas de date limite d’utilisation du DIF.

Si vous êtes sous CDD le nombre d’heures de formation acquises est calculé sur la base de 20 heures par an, au prorata de la durée du contrat de travail, rapportée aux 12 derniers mois.

Par exemple, si vous avez un CDD de 6 mois, vous bénéficiez d’un DIF de : 6/12 × 20 = 10 heures.

Si vous avez un contrat de travail à temps partiel, le nombre d’heures de formation acquises est calculé sur la base de 20 heures par an, au prorata de la durée de votre contrat de travail, rapportée à la durée du travail à temps plein. Dans ce cas également, une limite de 120 heures de formation s’applique mais peu importe le nombre d’années cumulées. Par exemple, si vous travaillez 14 heures dans une entreprise dont l’horaire hebdomadaire est de 35 heures, vous avez  la possibilité de cumuler chaque année : 14/35 × 20 = 8 heures de formation. Vous pouvez donc cumuler vos droits sur 15 ans (15 ans est le temps nécessaire pour atteindre la limite de 120 heures de formation).

Comment connaitre le nombre d’heures dont vous pouvez bénéficier ?

Que vous soyez en CDI ou en CDD, votre employeur doit vous informer annuellement par écrit du nombre d’heures acquises au titre du DIF.

Pouvez-vous suivre la formation de votre choix dans le cadre d’un DIF ?

Oui, à condition qu’elle vous permette de développer ou d’enrichir vos compétences dans un domaine particulier en rapport avec vos fonctions. Souvent, les formations que vous pouvez suivre en priorité sont définies par la loi, les conventions ou accord collectif de branche ou d’entreprise ou par un accord interprofessionnel. A défaut, les actions de formation consistent :

• A acquérir une qualification plus élevée ;
• Perfectionner un domaine de connaissances (formation en anglais ou dans l’informatique, par exemple);
• Obtenir une qualification enregistrée dans le répertoire national de certifications professionnelles (www.cncp.gouv.fr).

Conseil : si vous êtes en préavis de licenciement, vous pouvez négocier une formation sans lien avec votre poste, censée faciliter votre recherche d’emploi.

Les démarches d’une demande de DIF

Si vous remplissez les conditions nécessaires d’ancienneté, vous devez formuler une demande de DIF auprès de votre employeur en précisant la formation que vous souhaitez suivre. Celui-ci a ensuite 1 mois pour vous répondre. Il peut valider ou refuser votre demande. S’il accepte votre demande, vous devrez conjointement officialiser par écrit l’action de formation retenue.

Attention : si votre employeur ne vous répond pas dans le mois qui suit votre demande, son absence de réponse vaut acceptation de votre demande de formation.

Que pouvez-vous faire si votre employeur refuse votre demande de DIF ?

Si votre employeur refuse votre demande de formation, il n’est pas obligé de motiver sa décision, sauf si l’accord de branche l’y oblige. Vous pouvez formuler une nouvelle demande de DIF l’année civile suivante.

Après avoir essuyé deux refus consécutifs, vous n’aurez plus qu’une issue : faire une demande de CIF, qui sera considérée comme prioritaire par l’organisme paritaire agréé au titre du congé individuel de formation (OPACIF) dont relève l’entreprise. Si l’OPACIF accepte votre demande, vous pouvez alors suivre une formation dans le cadre d’un CIF (congé individuel à la formation) et vous conservez l’intégralité de votre DIF. En revanche, si votre demande est refusée par l’OPACIF, vous n’aurez plus de moyen de recours.

Etes-vous rémunérée pendant votre formation ?

Tout dépend si vous suivez votre formation pendant ou en dehors de votre temps de travail. Dans le premier cas, vous conservez votre rémunération habituelle. En revanche, si vous effectuez votre formation en dehors de vos heures de travail, votre employeur doit vous verser une allocation de formation, égale à 50 % de votre rémunération nette de référence. Votre employeur doit vous verser l’allocation de formation au plus tard à la date habituelle d’échéance de votre paie du mois suivant.

Vos frais de formation sont-ils pris en charge ?

Oui. Votre employeur doit vous rembourser, sur présentation de justificatifs, tous les frais que vous avez engagés dans le cadre de votre formation au DIF (repas, transports, éventuellement hébergement, etc.).

Conservez-vous votre crédit d’heures au DIF si vous êtes licenciée ?

Oui, sauf si vous êtes licenciée pour faute grave ou lourde. Dans sa lettre de licenciement, votre employeur doit préciser le nombre d’heures de DIF que vous avez acquis. Vous pouvez lui demander d’utiliser le montant de l’allocation de formation, qui correspond aux heures de DIF que vous n’avez pas utilisée, pour financer une validation des acquis de l’expérience (VAE), un bilan de compétences ou une autre formation.

Attention : pour pouvoir bénéficier d’une formation, vous devez en faire explicitement la demande à votre employeur avant la fin de votre préavis.

Conservez-vous votre crédit d’heures au DIF si vous démissionnez ?

Oui, vous pouvez demander à votre employeur de bénéficier de votre droit au DIF. Cependant, contrairement au licenciement, vous devez engager votre action de formation (VAE, bilan de compétences ou autres) avant la fin de votre préavis.

Conservez-vous votre crédit d’heures au DIF si vous prenez votre retraite ?

Non, en cas de départ à la retraite, vous perdez définitivement votre droit au DIF.

Acquiert-on des droits au DIF pendant son congé maternité ?

Oui. Vous comptabilisez également des heures d’accès au DIF malgré votre absence en cas de congé de maternité, d’adoption, de présence parentale, de soutien familial ou pour congé parental d’éducation.

Références aux textes officiels

Code du travail, art. L. 6323-1 à art. L. 6323-3 (bénéficiaires du DIF)
Code du travail, art. 6323-5 (durée limitée pour bénéficier du DIF)
Code du travail, art. 6323-7 (obligation d’informer annuellement les salariés du droit au DIF)
Code du travail, art. 6323-9 (le salarié doit formuler une demande de DIF)
Code du travail, art. 6323-10 (délai de réponse de l’employeur)
Code du travail, art. 6323-11 (formation réalisée en dehors du temps de travail)
Code du travail, art. 6323-12 (désaccord entre salarié et employeur)
Code du travail, art. 6323-13 (maintien de la rémunération)
Code du travail, art. 6323-14 (versement d’une allocation de formation)
Code du travail, art. 6323-16 (frais de formation)
Code du travail, art. 6323-18 (mention du DIF dans la lettre de licenciement)
Code du travail, art. 6323-19 (démission du salarié)
Accord national interprofessionnel du 5 décembre 2003 (accès du salarié à la formation tout au long de la vie professionnelle)

Le CIF permet aux salariés du secteur privé et des associations d’interrompre l’exécution de leur contrat de travail à leur initiative, afin de suivre une formation de leur choix (même étrangère à leurs fonctions) en dehors des actions organisées par l’employeur. Il vous offre la possibilité d’accéder à un niveau supérieur de qualification, de changer d’activité ou de profession, de perfectionner vos connaissances dans les domaines culturel et social, et de préparer et passer un examen pour obtenir un titre ou un diplôme de l’enseignement technologique.

Les conditions pour bénéficier du CIF?

Si vous êtes en CDI, vous devez justifier de 24 mois de travail (36 mois si vous travaillez dans une entreprise artisanale de moins de 10 salariés), consécutifs ou non, dont 12 mois dans l’entreprise.

Attention : si vous avez changé d’emploi suite à un licenciement économique et si vous n’avez pas suivi de stage de formation entre votre licenciement et votre réembauche, vous n’avez pas à remplir cette condition d’ancienneté.

Si vous êtes en CDD, vous devez justifier d’une ancienneté de 24 mois, consécutifs ou non, en tant que salariée au cours des 5 dernières années (dont 4 mois consécutifs ou non, sous CDD au cours des 12 derniers mois).

Si vous êtes intérimaire, vous devez avoir travaillé un nombre d’heures minimum sur une durée bien définie. De plus, vous devez être en mission d’intérim lors de votre demande, ou bien avoir fini votre mission depuis 3 mois maximum. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous adresser à l’agence d’intérim qui vous emploie.

Quelles démarches devez-vous effectuer ?

Si vous remplissez les conditions d’ancienneté, vous devez adresser une demande écrite à votre employeur. Dans votre courrier, vous devez préciser l’intitulé de la formation que vous avez choisie, sa date de début, sa durée ainsi que le nom de l’organisme de formation concernée. Vous devez adresser votre lettre en recommandé avec accusé de réception, ou la remettre en mains propres contre décharge, au minimum :

• 60 jours avant le début de la formation si elle dure moins de 6 mois (à temps complet, à temps partiel ou étalée sur plusieurs sessions) ;
• 120 jours avant le début de la formation si elle dure au minimum 6 mois.

Une fois que vous avez obtenu l’accord de votre employeur, vous devez adresser à l’organisme collecteur des contributions de l’employeur au titre du CIF (OPCACIF) une demande de prise en charge de votre congé.

Dans quels délais doit vous répondre votre employeur ?

A partir du jour de réception de votre courrier, il a 30 jours soit pour donner son accord, soit pour rejeter, soit pour reporter votre demande.

Attention : si votre employeur ne vous répond pas dans les délais, son accord est réputé acquis.

Refus de CIF : les possibilités de votre employeur

Non, si vous remplissez les conditions d’ouverture du droit au CIF et si vous respectez la procédure de demande d’autorisation d’absence. Cependant, il peut décider de reporter votre départ en formation de 9 mois maximum s’il justifie que votre absence va perturber le bon fonctionnement de l’entreprise. Il doit toutefois avoir consulté au préalable le comité d’entreprise (ou, à défaut, les délégués du personnel). De même, il peut décider de reporter votre demande si votre départ en formation a lieu simultanément avec d’autres salariés de l’entreprise. Dans ce cas, certains salariés bénéficient d’une priorité de départ en formation.

Conseil : si vous considérez que les raisons qui ont motivé le report ont cessé, vous pouvez reformuler une demande de CIF auprès de votre employeur, dans un délai inférieur à 9 mois.

Financement du CIF

Le financement du CIF est, en principe, assuré par l’organisme paritaire agréé (FONGECIF ou OPCA) auprès duquel votre employeur verse une contribution. Si cet organisme refuse de financer en partie ou totalement votre CIF, vous pouvez demander à votre employeur de financer les coûts de votre formation non pris en charge.

Attention : sauf dispositions conventionnelles plus favorables, votre employeur n’est pas obligé d’accepter ce financement.

Quelle est la rémunération pendant le CIF ?

La prise en charge de votre salaire dépend du montant de votre rémunération, de la date de votre départ en congé, et éventuellement de sa durée. Ainsi, si votre salaire brut de référence est :

• Inférieur à SMIC x 2 (soit 2 642,04 € depuis le 1er juillet 2008), sur une base de 35 h/semaine : votre salaire est maintenu à 100 %, quelle que soit la durée de votre congé ;
• Egal ou supérieur à SMIC x 2 :
  • vous percevez 80 % de votre salaire brut antérieur, si votre un congé ne dépasse pas 1 an ou 1.200 heures de formation;
  • vous percevez 60 % de votre salaire brut antérieur pour la partie de votre congé qui dépasse 1 an ou 1.200 heures de formation (le financement par l’organisme collecteur pour cette durée excédentaire est alors facultatif).

Attention : certaines formations spécifiques ouvrent droit à une prise en charge à hauteur de 90 % de votre salaire. Il s’agit notamment des formations subventionnées par l’organisme collecteur ou bien qui sont enregistrées dans le répertoire national des certifications professionnelles (RNCP).

Quel est votre statut pendant le CIF ?

Juridiquement, votre contrat de travail est suspendu, mais il continue de produire plusieurs effets. Concrètement, pendant votre formation, vous continuez d’acquérir des congés payés, de l’ancienneté et les droits attachés (les éventuelles primes d’intéressement, de participation ainsi que les gratifications annuelles). De plus, vous continuez d’être couvert par le régime de la Sécurité sociale. Par ailleurs, vous êtes comptabilisée dans l’effectif pour les élections professionnelles et vous conservez votre qualité d’électeur.

Malgré votre absence au sein de l’entreprise, vous devez respecter l’obligation de loyauté envers votre employeur. Cela signifie que vous ne pouvez pas effectuer un stage de formation, dans le cadre de votre CIF, au sein d’une société concurrente. Si c’est le cas, votre employeur peut alors vous licencier pour faute.

Que se passe-t-il à l’issue de votre congé individuel de formation ?

Vous devez retrouver votre emploi ou un emploi équivalent, assorti d’une rémunération égale ou supérieure.

Attention : votre employeur n’est pas contraint de vous proposer une promotion professionnelle au motif que vous avez obtenu une qualification supérieure dans le cadre de votre CIF, sauf s’il existe un accord de branche ou si vous aviez pris des dispositions contractuelles dans ce sens, avant votre congé.

Références aux textes officiels

Code du travail, art. L. 6322-1 et L. 6322-3 (objectifs du CIF)
Code du travail, art. L. 6322-4 et L. 6322-5 (conditions d’ancienneté à remplir)
Code du travail, art. L. 6322-6 à L. 6322-9 (refus ou report de l’employeur)
Code du travail, art. L. 6322-12 (durée du CIF)Code du travail, art. L. 6322-13 (statut du salarié)
Code du travail, art. L. 6322-17, L. 6322-19 et L. 6322-20 (rémunération)
Code du travail, art. L. 6322-21 (demande de prise en charge)
Code du travail, art. L. 6322-27 à L. 6322-41, R. 6322-1 et R.6322-7 (salariés titulaires de contrats à durée déterminée ou de contrats nouvelles embauches)
Code du travail, art. L. 6322-51 (financement du congé)
Accord national interprofessionnel du 5 décembre 2003 (accès du salarié à la formation tout au long de la vie professionnelle)

Si vous êtes salariée (en CDI, en CDD, en intérim), non-salariée (artisane, indépendante, etc.), demandeuse d’emploi (indemnisées ou non), agents publics (titulaires ou non), bénévoles ou si vous avez exercé des responsabilités syndicales, vous pouvez prétendre à une VAE. Peu importe votre qualification et vos diplômes obtenus.

Vous devez toutefois impérativement pouvoir justifier de 3 ans d’expérience (continue ou pas) en rapport avec le diplôme souhaité. Les périodes de formation et de stage ne sont pas prises en compte.

Grâce à la VAE, quels diplômes et titres pouvez-vous valider ?

Ils sont à consulter dans le Répertoire national des certifications professionnelles.
Rendez-vous sur le site http://www.cncp.gouv.fr

Demande de VAE : quelles démarches devez-vous accomplir ?

Vous devez retirer un formulaire de demande de VAE auprès des services de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi ou des centres agréés, modèle CERFA n° 12818*01. Vous devez joindre l’ensemble des documents justifiant votre expérience professionnelle en rapport avec la certification souhaitée :

• Pour les activités salariées : par des bulletins de salaires ou des attestations d’employeur ;
• Pour les activités non salariées : par une déclaration fiscale, déclaration d’existence URSAFF, extrait du K bis (activités commerciales) ou extrait D1 (activités artisanales) ;
• Pour les activités bénévoles : par des attestations signées par deux personnes de l’association ou du syndicat, ayant pouvoir ou délégation de signature.

Vous devez également fournir les attestations des formations suivies et des diplômes obtenus.

Votre demande de VAE doit-elle déclarée auprès de votre employeur ?

Oui. Après retrait du dossier, adressez une demande de congé pour VAE à votre employeur, au minimum 60 jours avant le début de la VAE. Dans votre courrier, précisez le diplôme, le titre, la durée des actions et le nom de l’organisme qui délivrera la certification.

Votre employeur peut-il refuser votre demande de congé pour VAE ?

Une fois la demande de VAE reçue, votre employeur dispose d’un délai de 30 jours pour donner son accord ou son refus.

S’il justifie que votre absence pourrait avoir des conséquences préjudiciables pour la bonne marche de l’entreprise, il peut décider de reporter sa réponse dans un délai maximum de 6 mois à compter de la réception de votre courrier.

Votre employeur peut-il vous proposer une VAE ?

Oui, dans le cadre d’un plan de formation de l’entreprise. Vous devez alors signer une convention avec votre employeur et l’organisme chargé du financement. Celle-ci devra préciser le diplôme visé, les dates ainsi que la prise en charge des dépenses relatives à la VAE. Vous conservez votre statut ainsi que votre rémunération.

Attention : vous pouvez tout à fait refuser la VAE proposée par votre employeur, sans avoir à justifier votre réponse. Votre refus ne peut pas constituer une faute et vous ne pouvez en aucun cas être licenciée pour cette raison.

Quelle est la durée du congé pour VAE ?

Ce congé est d’une durée maximale équivalente à 24 heures de temps de travail, consécutives ou pas.

Comment se déroule l’examen de votre dossier de VAE ?

Une fois votre dossier déposé, la DDTE dispose de 2 mois pour vous répondre. Dans le cadre d’une réponse positive, un jury, composé d’enseignants et de professionnels, se réunit. Il vérifie si vous possédez les compétences professionnelles, aptitudes et connaissances pour le diplôme que vous sollicitez. Il se prononce au vu de votre dossier et à l’issue d’un entretien. Le cas échéant, une « mise en situation professionnelle » réelle ou reconstituée peut être organisée. En fonction de son appréciation, le jury prononce la validation totale, la validation partielle ou le refus de validation de votre dossier. Si votre dossier n’a été que partiellement validé, vous disposez d’un délai de 5 ans, à compter de la notification du jury, pour demander une évaluation complémentaire.

Quel délai respecter pour formuler une nouvelle demande de congé pour VAE ?

Vous ne pouvez obtenir qu’un seul congé pour VAE par année civile et pour le même diplôme, au sein de la même entreprise. Vous ne pouvez également saisir qu’un seul établissement ou organisme.

Pouvez-vous prendre un congé pour VAE en dehors de vos heures de travail ?

Oui. Dans ce cas, vous n’avez pas à solliciter votre employeur pour obtenir son autorisation. De ce fait, celui-ci ne peut pas s’y opposer.

Quelle est la rémunération pendant votre congé pour VAE ?

Dès lors que l’employeur a accepté votre demande, pensez à contacter le FONGECIF dont relève votre entreprise (ou pour certaines branches, l’Organisme Paritaire Collecteur Agrée – OPCA) afin qu’il prenne en charge votre rémunération et éventuellement vos frais engagés. Votre employeur doit vous verser une rémunération identique à celle que vous auriez perçue si vous étiez restée en poste. L’établissement dont vous dépendez rembourse, dans un second temps, le montant de votre rémunération à votre employeur.

Références aux textes officiels

Code du travail, art. L. 6313-1 (catégories d’actions de formation)
Code du travail, art. L. 6313-11 (actions de VAE)
Code du travail, art. L. 6411-1 (objectifs VAE)
Code du travail, art. L. 6421-1 à L. 6421-4 (dispositions générales)
Code du travail, art. L.6422-1 et R. 6422-1 (congé pour VAE)
Code du travail, art. L.6422-2 (CDD)
Code du travail, art. L.6422-3 à L.6422-5 (durée du congé)
Code du travail, art. L.6422-6 à L.6422-9 (conditions de prise en charge et rémunération)
Code du travail, art. R. 6422-2 à R. 6422-4 (demande d’autorisation d’absence)
Code du travail, art. R. 6422-5 (attestation de présence)

Informations à consulter sur la VAE

Le site de la Commission nationale de certification professionnelle :  http://www.cncp.gouv.fr

Le portail de la validation des acquis de l’expérience :  http://www.vae.gouv.fr

A télécharger

Documents à télécharger sur le site www.travail-solidarite.gouv.fr :

Formulaire demande de VAE (recto) – 365.9 ko

Formulaire de demande VAE (verso) – 157.2 ko

Notice explicative (recto) – 285.6 ko

Notice explicative VAE ( verso) – 105.7 ko

• pour celles ayant moins de 10 salariés, il s’agit du FAF-SAB (relayé localement par les fédérations patronales) ;
• pour les entreprises de 10 salariés et plus, il s’agit des OPCA Bâtiment et OPCA Travaux publics (relayés localement par l’AREF-BTP).

Quelle est la procédure à suivre pour obtenir la prise en charge d’une formation ?

PROCEDURE GENERALE

Tout d’abord, il vous faut être à jour de votre cotisation. Si vous ne connaissez pas votre situation, contactez votre OPCA.

Ensuite, la démarche va se dérouler en 4 étapes, séparées en 2 phases :

AVANT LA FORMATION :

1. Etablir une convention de formation avec l’organisme qui la dispense : ce document joue le rôle d’un contrat établit entre cet organisme et votre entreprise, et permettra à l’OPCA de savoir que vous souhaitez faire suivre cette formation à l’un de vos salariés.
2. Adresser une demande de prise en charge à votre OPCA. Le programme de la formation doit être joint.

APRES LA FORMATION :

1. Signer et récupérer la feuille d’émargement à la fin de la session : ce document permet à l’OPCA de l’assurer de la participation effective de votre salarié. Souvent, ce document est collectif (chaque participant signe sur la même feuille), mais il peut être individuel, ce que l’on nomme « attestation individuelle ». Ce document est fourni par l’organisme de formation.
2. Envoyer votre facture pour remboursement à votre OPCA. Cette facture va comporter 2 montants :

• le coût pédagogique : il s’agit du prix HT de votre formation ;
• le montant des frais annexes : ces frais sont ceux de votre déplacement pour assister à la formation : frais de transport, repas et hébergement. Les OPCA les remboursent soit en « frais réels », c’est-à-dire au cout réel que vous avez déboursé, soit suivant des montants forfaitaires.

Il faut joindre à cette facture :

• la convention de formation précédemment établie et signée ;
• la feuille d’émargement ou l’attestation individuelle de présence signée.

Synthèse :

PROCEDURE FAF.SAB (entreprises du BTP de moins de 10 salariés)

Vérifiez tout d’abord que votre formation est susceptible d’être prise en charge (sachez que le FAF.SAB ne prend en charge que les frais de la formation et les salaires, pas les frais annexes). Pour cela, contactez le service Formation de votre fédération (Capeb, la FFB ou FNTP), qui vous dira directement :

• si votre formation est prise en charge ;
• le montant de l’aide.

Votre fédération vous enverra un dossier de prise en charge à remplir, la « Demande de Participation Financière », que vous compléterez avec les documents suivants :

• la convention de formation signée entre vous et le prestataire de formation ;
• le programme de formation sur en-tête du prestataire.

Il faudra ensuite que ce dossier soit vérifié pour accord par votre fédération, puis que vous l’envoyiez au FAF.SAB (2 rue du regard – 75280 PARIS CEDEX 06). Attention, le délai pour retourner cette demande est de 15 jours ouvrés avant la formation (c’est-à-dire les jours hors samedi, dimanche et jours fériés). Soyez vigilant à bien respecter ce délai pour éviter un refus.

Sous 48 heures, vous recevrez un accusé de réception du FAF.SAB, puis sa réponse sous 15 jours.

En cas d’accord de principe, vous recevrez une « Demande de règlement » que vous complèterez après la formation et que vous retournerez avec les pièces jointes suivantes :

• copie de la facture du formateur acquittée (il s’agit du règlement de la formation suivie) ;
• attestation originale de présence cosignée par le formateur et le participant ;
• bulletin de salaire du participant ou copie du contrat de travail mentionnant la répartition du temps de travail en cas de temps partiel.

PROCEDURE AREF-BTP (entreprises du BTP de 10 salariés et plus)

La démarche est différente suivant la taille de l’entreprise :

• Vous êtes une entreprise du BTP de moins de 50 salariés, vous êtes inclus dans ce que l’AREF-BTP nomme « les fonds mutualisés » :

AVANT LA FORMATION :

Il suffit d’envoyer à l’AREF-BTP le document nommé « Déclaration de prise en charge » (DPEC) et d’y joindre le programme de votre formation. Ce document est à demander à votre AREF-BTP.

Vous recevrez une réponse sous 2 semaines environ. La demande doit donc être faite au minimum 2 semaines avant le début de la formation, mais vous pouvez aussi la faire plusieurs mois avant pour « bloquer » le budget.

APRES LA FORMATION :

Si vous avez obtenu l’accord de prise en charge, il faut envoyer à l’AREF-BTP le document nommé « Demande de remboursement » (DDR), accompagné de votre attestation de présence signée.

En parallèle, l’AREF-BTP vous demande de conserver les documents suivants (et de les tenir prêts à être présentés sur demande) :

• une convention de formation dûment signée ;la facture de l’organisme de formation que vous avez réglée ;
• une copie du bulletin de salaire de votre salarié ;
• les justificatifs des frais annexes (l’AREF-BTP prend en charge les frais annexes sur justificatifs et non sur forfait).

• Vous êtes une entreprise du BTP de plus de 50 salariés et vous avez décidé de confier votre gestion des fonds de formation à l’AREF-BTP, vous êtes inclus dans ce que l’AREF-BTP nomme « crédit option A » :

Dans ce cas, il n’y a pas de démarche à faire avant la formation. Après celle-ci, vous devez envoyer la demande de remboursement (DDR) directement à GFC-BTP (6 rue de Beaubourg – 75194 Paris Cedex 04) qui est la structure nationale au-dessus des AREF-BTP. Vous y joindrez le programme de formation et l’attestation de présence signée.

Remarque : les entreprises en « crédit option B » sont celles de plus de 50 salariés qui n’ont pas voulu confier leur gestion à l’AREF-BTP, mais peuvent demander une aide ponctuelle. Elles passent alors par la procédure générale.

P. Jacquin

Le plan de formation est classé en deux catégories d’actions de formation qui déterminent le traitement réservé aux heures de formation quant à leur rémunération ainsi qu’à la possibilité de les effectuer dans ou hors temps de travail. Il s’agit des actions de formation :

• Pour assurer l’adaptation du salarié au poste de travail ou liées à l’évolution et au maintien dans l’emploi dans l’entreprise, qui doivent être accomplies sur le temps de travail avec maintien de la rémunération ;
• Ayant pour objet le développement des compétences. Ces actions de formation peuvent se dérouler soit pendant le temps de travail et donner lieu au maintien par l’employeur de la rémunération ; soit hors du temps de travail effectif dans la limite de 80 heures par an et par salarié (5 % du forfait pour les salariés dont la durée du travail est fixée par une convention annuelle de forfait en jours ou en heures) et donner lieu au versement par l’employeur d’une allocation de formation égale au montant correspondant au nombre d’heures de formation multipliée par la moitié du taux de salaire horaire net.

Qui peut bénéficier du plan de formation ?

Tous les salariés, quel que soit leur contrat de travail, peuvent prétendre bénéficier de ce plan mais c’est à l’employeur de décider et de choisir ceux qui en ont réellement besoin, sous réserve de ne pas faire de discrimination.

Pour le salarié, suivre une formation dans le cadre du plan de formation est assimilé à l’exécution normale du contrat de travail. Ainsi, tous les frais liées à la formation sont à la charge de l’employeur et imputables sur sa participation à la formation professionnelle continue.

Si l’employeur, selon la taille de l’entreprise, n’est pas tenu à l’obligation d’élaborer un plan de formation, il a néanmoins celle de former les salariés pour leur permettre de s’adapter à leur emploi.

Les formations à l’initiative de l’employé

Indépendamment du plan de formation, le salarié peut se former de sa propre initiative, dans le cadre du droit individuel à la formation (DIF). Ce dispositif permet d’évoluer dans son métier, se reconvertir ou acquérir de nouvelles compétences. Chaque salarié à droit à 20 heures de formation par an, cumulables pendant 6 ans maximum, dans la limite absolue de 120 heures, mais le bénéfice du DIF est soumis à une condition d’ancienneté en qualité de salarié et une condition d’ancienneté dans l’entreprise.

Le choix de l’action de formation suivie dans le cadre du DIF doit faire l’objet d’un accord écrit entre le salarié et l’employeur.

Les orientations de l’entreprise en matière de formation professionnelle et le contenu de son plan de formation doivent être soumis annuellement à l’avis du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel.

Ce dispositif vise à permettre aux salariés quittant l’entreprise de bénéficier des heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) non utilisées afin de suivre une action :

• de bilan de compétences ;
• de validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
• de formation.

Il existait déjà auparavant sous le terme de « transférabilité » et a été complété par la nouvelle loi.

Droit au DIF pendant le préavis. En cas de licenciement sauf pour faute lourde (la faute grave était auparavant également exclue), l’employeur informe le salarié, dans la lettre de notification, des droits acquis en matière de DIF qui n’ont pas été utilisés.

Le salarié qui souhaite bénéficier de ces heures de DIF doit en faire la demande avant la fin du préavis. Pour financer l’action de formation, l’employeur verse une somme égale au produit du nombre d’heures de DIF restant par le montant forfaitaire de prise en charge par les OPCA (9,15 euros).

Lorsque l’action est réalisée pendant le préavis, elle se déroule pendant le temps de travail.

Si tout ou partie des droits restant n’ont pas été utilisés, vous devrez également faire figurer le solde sur le certificat de travail, en précisant l’OPCA compétent.

Portabilité du DIF en cas de démission. Le salarié peut demander à bénéficier de son DIF, sous réserve que la formation soit engagée avant la fin du préavis.

Portabilité du DIF après la fin du contrat de travail. Il s’agit d’une des principales nouveautés apportées par la loi. Si le salarié n’a pas utilisé son droit au DIF avant d’avoir quitté l’entreprise (ou s’il n’en a utilisé qu’une partie), il peut demander à en profiter :

• chez un nouvel employeur, dans les 2 ans qui suivent son embauche. Dans ce cas, la prise en charge financière est assurée par l’OPCA du nouvel employeur ;
• ou dans le cadre de sa recherche d’emploi. Dans ce cas, la prise en charge financière est assurée par l’OPCA de l’employeur auprès duquel les droits ont été acquis.

Cette possibilité est ouverte en cas de rupture du contrat de travail :

• non consécutive à une faute lourde ;
• et ouvrant droit aux allocations chômage (licenciement, mais aussi rupture conventionnelle, démission « légitime », fin de CDD, etc.).

Source : art. 6 de la loi

CIF en dehors du temps de travail

Tout salarié disposant d’une ancienneté d’1 an dans l’entreprise peut demander à bénéficier d’un congé individuel de formation (CIF) en dehors de son temps de travail et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Dans ce cas, l’OPCA pourra prendre en charge tout ou partie des frais de formation dans les mêmes conditions que si la formation était suivie pendant le temps de travail.

Il faudra pour cela que la formation soit au moins égale à une durée minimum fixée par un décret à paraître.

Source : art. 10 de la loi

Élargissement du recours aux contrats de professionnalisation

Les contrats de professionnalisation sont désormais ouverts aux bénéficiaires :

• du revenu de solidarité active (RSA) ;
• de l’allocation de solidarité spécifique (ASS) ;
• ou de l’allocation aux adultes handicapés (AAH).

Pour ces personnes (quel que soit leur âge), ainsi que pour les jeunes de 16 à 25 ans qui ne sont pas titulaires d’un baccalauréat ou d’un diplôme de l’enseignement technologique ou professionnel, la durée de l’action de professionnalisation peut être portée à 24 mois.

Source : art. 23 de la loi

Bilan d’étape professionnel

Il s’agit d’une nouvelle obligation pour l’employeur.

Tout salarié ayant 2 ans d’ancienneté dans la même entreprise doit pouvoir bénéficier, à sa demande, d’un bilan d’étape professionnel. Il doit être informé de cette possibilité au moment de son embauche.

Ce bilan peut être renouvelé tous les 5 ans. Il a pour objet :

• pour le salarié, de permettre d’évaluer ses capacités professionnelles et ses compétences ;
• pour l’employeur, de déterminer les objectifs de formation du salarié.

Source : art. 12 de la loi

Passeport orientation et formation

Là aussi, c’est une nouveauté : un modèle de passeport orientation et formation doit être mis à la disposition de toute personne.

Ce passeport recense des informations portant à la fois sur la formation initiale (diplômes, aptitudes, connaissances, etc.) et la formation continue du salarié (actions de formation suivies dans les entreprises, informations recueillies à l’occasion d’un bilan de compétences, qualifications obtenues, etc.).

Un décret viendra préciser les modalités pratiques de ce passeport orientation et formation.

Source : art. 12 de la loi

Entretien professionnel

Autre nouveauté : dans les entreprises de 50 salariés et plus, l’employeur organise un entretien professionnel avec chaque salarié dans l’année qui suit son 45e anniversaire.

Cet entretien est notamment l’occasion d’informer le salarié sur ses droits en matière d’accès à un bilan d’étape professionnel (voir ci-dessus), à un bilan de compétences ou à une action de professionnalisation.

Source : art. 13 de la loi

Simplification du plan de formation

Le plan de formation ne comprend plus que 2 catégories d’action de formation, au lieu de 3 jusqu’à présent.

En effet, les actions liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans l’entreprise sont fusionnées avec les actions d’adaptation.

Deux conséquences importantes découlent de cette fusion :

• les actions liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi constituent désormais un temps de travail effectif et la rémunération du salarié doit être maintenue par l’entreprise ;
• le plan de formation ne comprend plus que 2 catégories d’action :

1. les actions d’adaptation du salarié au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans l’entreprise,
2. les actions de développement des compétences du salarié.

Pensez à en tenir compte dans les documents que vous devez présenter au comité d’entreprise (CE) ou, à défaut, aux délégués du personnel.

Source : art. 8 de la loi

La préparation opérationnelle à l’emploi

La préparation opérationnelle à l’emploi permet à un chômeur de suivre une formation en vue d’acquérir les compétences requises pour occuper un emploi.

Ce dernier doit correspondre à une offre déposée auprès de Pôle emploi.

La formation est alors dispensée avant l’entrée dans l’entreprise et financée par Pôle emploi. Le contrat de travail proposé doit être un CDI, un contrat de professionnalisation à durée indéterminée ou un CDD d’au moins 12 mois.

Source : art. 18 de la loi

A. Ninucci