Interview : comment gérer un projet en formation ?

Par , le 11/04/2016

On vous confie la responsabilité d’un projet de formation ? Félicitation, vous devenez « Chef de projet » !
Mais par quel bout commencer ? Quels sont mes objectifs et comment les atteindre ? Qui est concerné par le projet ? Combien cela va coûter ? Voici les questions primordiales que vous allez devoir vous poser ! Le plus simple est encore d’avoir un plan d’action mais surtout, de faire preuve d’organisation et de méthodologie.

Pour vous aider, il existe bien entendu des formations. Cependant, ces dernières sont souvent très théoriques et ne sont pas forcément adaptées aux pratiques de l’entreprise. En effet, la fonction de « Chef de projet » se retrouve dans de nombreuses structures. Mais en réalité, la gestion de projet en elle-même, c’est un métier !

Cette fonction vous confère des responsabilités quant à la mise en œuvre ou non du projet. Votre objectif premier est l’organisation du travail afin de planifier les tâches, mobiliser les ressources, limiter les imprévus et tout cela, dans un temps imparti et raisonnable et à moindre coût. Il va donc falloir vous doter de méthodes et d’outils transposables dans la formation professionnelle continue.

A cet effet, nous avons rencontré Florence LENFANT, Consultante, Coach et fondatrice de la société PILIECOM. Cette dernière a accepté de répondre à nos questions.

 

1- Florence, pouvez-vous s’il vous plait nous parler de votre parcours professionnel et surtout faire le lien avec la fonction de gestion de projet en formation?

Après 29 années passées au sein de Direction opérationnelle de groupe comme Saint Gobain, Suez ou encore PPR (Pinault-Printemps-Redoute), mais aussi dans des PME-PMI, comme manager commercial puis manager R.H, j’ai décidé de mettre mon expertise et mes différentes compétences en management, vente, ressources humaines et développement personnel au service de mes propres clients en fondant ainsi en 2012, la société PILIECOM.

J’accompagne des entreprises dans la réussite de leurs projets sur de nombreuses thématiques  notamment celles au regard de la formation professionnelle.

Femme de terrain passionnée par les relations humaines, ma volonté est d’aider à détecter à la fois, le potentiel individuel mais aussi collectif,  le faire grandir et apprendre à le cultiver.

J’ai toujours été centrée sur le résultat tout en plaçant l’ « humain » au cœur de ma démarche. C’est la raison pour laquelle la gestion de projet de formation m’a toujours intéressé.

Le sens d’une mission de gestion de projet de formation est pour moi, d’accompagner un changement majeur. Il doit être au service de la performance mais aussi de la progression individuelle et/ou collective.

 

2- Comment est-ce que vous définissez la démarche globale de la gestion d’un projet de formation en entreprise ? Existe-t-il toujours un « chef de projet » ? Ce dernier est-il toujours issue d’une formation ?

Dans une démarche globale de gestion de projet de formation, il doit y avoir obligatoirement un chef de projet. En effet, ce dernier s’assure du discours commun et coordonne l’ensemble des interlocuteurs tant en interne qu’à l’extérieur. Il doit aussi être capable de montrer qu’il y a toujours des solutions face aux différentes contraintes.

D’ailleurs, les principaux facteurs de succès sont souvent liés au chef de projet. En effet, ce dernier est chargé de structurer le projet, de fédérer les équipes sur un objectif à court terme, d'assurer la communication avec les dirigeants et d’obtenir leur soutien.

Par ailleurs, il organise des ateliers d'expression de « besoin » en début de projet ainsi que des formations « test » pour impliquer les utilisateurs. Le chef de projet est l’élément central sur tous ces aspects. Il représente donc statistiquement 75 % des facteurs de succès du projet de formation.

 

3- Selon vous, quels sont les objectifs de la gestion de projet ? Comment définir les objectifs du projet qui vous a été confié ? Quels outils sont à votre disposition ?

Définir les objectifs de la mission qui m’est confiée en tant que chef de projet formation est essentiel. En effet, en tant que chef de projet formation, je suis facilitatrice et surtout je suis au service d’un accompagnement du changement.

Tout d’abord, il me faut bien comprendre les enjeux de la mission : comment s’intègre-t-elle dans la stratégie de l’entreprise ? Quelles sont les modifications de comportements, les apprentissages, la ou les compétences à acquérir pour les futurs participants ? Comment les résultats seront ils mesurés et quels en sont les indicateurs ?

Par ailleurs, je garde à l’esprit qu’un objectif doit toujours être positif, orienté vers un but. Pour cela, j’utilise la méthode SMARTE qui est pour moi the « best ». Elle peut aider tous les Junior ! Mon ou mes objectifs doit/vent être :

S = Spécifique, pour quel(s) but(s) précis ou caché à atteindre ?

M = Mesurable, grâce à quels indicateurs (quantité et qualité) ?

A = Atteignable, avec quelles étapes fixées pour s’assurer du succès ?

R = Réalisable, avec quelles ressources et quels moyens disponibles ou à acquérir ?

T = Temps, fixé dans le temps, pour quel délai ?

E = Ecologique, s’il y en a un dans le projet ?

 

4- Selon vous quelles sont les étapes clés de la construction d’un projet de formation ? Comment s’assurer d’aucun oubli ? Existe-t-il une méthode infaillible ?

 Je distingue toujours 3 étapes dans la gestion de projet de formation.

1ère étape, avant le lancement du projet, la Préparation. J’apprécie particulièrement la métaphore d’Abraham Lincoln «  Si j’ai 6 heures pour couper un arbre, je passerai 5 heures à aiguiser ma hache. »

S’il est vrai que plusieurs étapes conditionnent la réussite du projet de formation, la préparation est essentielle car elle représente à elle seule 80% du succès. Je clarifie donc le sens, les objectifs, la récolte attendue ainsi que la communication afin de faciliter sa mise en œuvre.

Je dois aussi identifier les principaux contributeurs, leurs rôles et leurs missions. Je prépare ensuite un budget détaillé et je construis un retro-planning. Tous ces outils de planification et de gestion financière sont utilisés comme des« outils de pilotage ».

2ème étape, pendant la construction du projet, la coordination, l’animation et la communication. Le chef de projet devient le pivot de l'organisation. Il  manage l’équipe-projet.

A ce titre, ce dernier a pour mission de gérer la performance (capacité à produire un travail de qualité dans les contraintes de coûts mais aussi de temps fixés au départ), de motiver et soutenir l'équipe, de faire circuler l'information et de remonter aux dirigeants l’avancée du projet.

L'animation est un exercice parfois complexe car elle se déroule dans un contexte où les activités liées au projet se superposent aux activités habituelles des acteurs du projet.

Les membres de l'équipe-projet sont bien souvent tiraillés entre plusieurs impératifs. C'est la raison pour laquelle, je prends le temps nécessaire pour la préparation des réunions et la rédaction d’un ordre du jour pertinent afin de ne faire perdre du temps à personne.

Si l’on monte un dispositif avec des formateurs relais ou occasionnels, il est important de les intégrer très tôt dans le processus. En effet, il est nécessaire qu’ils soient à la fois à l’aise aussi bien sur le contenu de la formation que sur la forme.  

Je dois en permanence rester attentive en posant des questions ouvertes : « Comment avançons-nous par rapport au contenu de la formation, au planning? », « Quels ajustements ou améliorations souhaitez-vous ? », « Comment puis-je vous aider à résoudre ces difficultés? »

J’ai aussi pour mission de maintenir et renforcer la motivation de l’équipe tout au long du projet qui parfois peut durer plusieurs mois.

3ème étape c’est l’après : le moment du bilan, du suivi et de la mesure des résultats obtenus

Selon moi, plusieurs niveaux de mesure des résultats seront possibles : la lecture des fiches d’évaluation, les réunions avec les formateurs, la communication avec les stagiaires sur les changements et apprentissages liés à la formation (les REX). Interview des managers.

 

5- Que pouvez-vous nous dire des « livrables » que demande la gestion de projet formation ?

Il est important de définir les livrables en amont dans la phase de préparation et de les faire valider par la direction. Ces derniers doivent être en adéquation avec les objectifs du projet ainsi qu’avec les budgets alloués. En effet, suivant le budget alloué, certains livrables peuvent être réalisés en interne et/ou en externe.

Lorsque l’on parle de livrable pour la gestion de projet formation, c’est très variable. On pense au plan de formation, au module à projeter (ppt), au livret pédagogique, au guide d’animation, au support du stagiaire ou encore aux feuilles d’évaluation.

 

6- Quels sont, selon vous, les outils incontournables de la gestion de projet à connaître ?

L'analyse SWOT fait partie des outils qui contribuent à l'étude de la pertinence et de la cohérence d'une action future (qu'il s'agisse d'une action ponctuelle ou d'une stratégie d'ensemble).

Dans le cadre de la préparation d'un projet de formation, le but de l'approche SWOT est de faire en sorte que le chef de projet prenne en compte l'ensemble des facteurs (internes et externes) de manière à maximiser les potentiels des forces et des opportunités et à minimiser les effets des faiblesses et menaces.

 

7- Pensez-vous que l’un des secrets de la réussite d’un projet est son leader bien entendu, mais également l’équipe en elle-même ? Comment s’assurer de l’adhésion et de la motivation constante des acteurs du projet?

Petits secrets entre professionnels :

Pour conclure, je pense que le chef de projet doit être un leader optimiste et lucide. En gestion de projet, il est important de se focaliser sur le sens du projet tout en intégrant les réalités.

Le Chef de projet formation doit être le relai de l'information ainsi que le porte-parole. La communication et la circulation de l'information autour de l'avancement du projet sont bien souvent négligées, faute de temps, de savoir-faire ou simplement parce les personnes impliquées pensent que « faire » est suffisant : elles négligent donc le « faire-savoir ».

Il faut savoir gérer les imprévus car il est difficile de les éviter. Ce qui compte n'est pas ce qui arrive mais ce qu’on va en faire…

Voilà, vous l’aurez compris, la gestion de projet c’est un métier ! En formation, vous aurez de nombreux paramètres à étudier avant de vous lancer tête baissée dans sa mise en œuvre ! Finalement, vous êtes le chef d’orchestre du projet et vous faites jouer ensemble des compétences individuelles qui deviendront la mélodie de la réussite. Bravo !

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