Interview : retours d’expérience pour réaliser « sereinement » ses achats de formation !

Par , le 26/01/2016

Un an après l’entrée en vigueur du compte personnel de formation et surtout à quelques jours de la construction du plan de formation et de la mise en place des budgets, les réflexions sur les achats de formation sont nombreuses. Et il faut impérativement faire les bons choix ! Chaque entité va privilégier des critères, cependant il existe quelques pistes incontournables.

educationNous allons nous intéresser aux processus d’achat des marchés publics pour une meilleure comparaison.

Secteur public oblige, notre interviewée reste discrète sur son poste et son affectation. Cette dernière occupe le poste de Réfèrente Formation au sein du service Emploi et Compétences à la Direction des Ressources Humaines pour un département en Île de France.

Elle a accepté de partager avec nous ses bonnes pratiques de travail en termes d’achat public de formation. Pour cela, elle réalise depuis de nombreuses années des achats de formation que ce soit de la prestation privée ou de la demande publique soumise à la réalisation d’un cahier des charges très contraignant.

Pouvez-vous s’il vous plaît nous indiquer depuis combien de temps vous réalisez des achats de formation. Mais également sur quelles thématiques travaillez-vous ? et pour quel(s) public(s) plus particulièrement ?

Je travaille depuis dix ans dans le service formation de mon département et je suis amenée à gérer près de 120 métiers différents dans mon champ d’intervention.

Les thématiques de formations récurrentes sont : Hygiène et Sécurité – Management des équipes.

De plus, je réalise des achats spécifiques pour les Pôles Techniques sur des compétences métier très spécifiques.

A quel moment de l’année les besoins en formation de vos salariés vous sont communiqués et suite à quel(s) recensement(s) ? A partir de cette collecte et combien de temps avez-vous à consacrer à vos achats de formation ?

Le recueil des besoins de formation se fait lors des entretiens annuels d’évaluation. Ensuite, les demandes font l’objet d’une analyse collective puis en fonction des priorités définies par le Département et les Directions, nous élaborons le plan de formation général.

Ce travail se fait en fin d’année pour une mise en œuvre l’année suivante.

En général si nous anticipons la demande formation nous sommes sur des délais de mise en œuvre de 3 mois mais cela peut aller jusqu’à une année avant la réalisation de la formation.

Dans une collectivité publique, les achats font l’objet de marchés publics dès lors que le montant est supérieur à 25 000 € ; pour les autres, un appel à trois devis est obligatoire dans notre Collectivité, respectant ainsi la mise en concurrence. (Voir Article 30 du Code des Marchés publics)

Quels sont vos objectifs prioritaires  lorsque vous commencez votre recherche de prestataires de formation ? Avez-vous développer un réseau qui vous permet d’identifier plus rapidement les entreprises auxquelles vous adressez vos demandes de devis ?

Le principal objectif étant de respecter impérativement le processus d’achat. Aucune dérogation ou latitude d’action n’étant possible dans ce cadre.

Un responsable de formation doit avoir la connaissance des organismes en capacité de répondre aux cahiers de charge de la demande publique.

Les organismes de formation ont aussi à se faire connaître auprès des services publics. Pour les marchés supérieurs à 25 000 €, nos lancements de marché  sont publiés sur le site du Département. Les organismes peuvent s’y inscrire et être alertés des publications.

La règle en termes d’achat (inférieur à 25 000€) reste néanmoins de faire appel à trois prestataires différents et d’obtenir trois devis. Bien évidemment, nous pouvons interroger des organismes de formation déjà prestataires mais également élargir notre demande.

Une fois les potentiels prestataires identifiés, quels sont les critères prioritaires qui vont retenir votre attention  ? Recevez-vous physiquement les prestataires et si oui, à quel moment et pour quelle(s) raison(s) ?

Les critères sont identifiés dans le cahier des charges avant le lancement d’un marché, mais la qualité de l’offre reste primordiale.

Dans les pratiques du Département, nous accordons une répartition des points (tarif, pédagogie, références …) sur l’offre, qui sont visibles dès le lancement du marché.

Pour ma part, les prestataires sont rencontrés systématiquement 2 à 3 mois avant le début du marché pour une négociation après réception de leur offre. Cela  permet également de préciser la réponse écrite.

Le critère prix peut faire la différence au final pour deux offres à qualité pédagogique identique mais pas seulement.

A noter que ces entretiens sont tous réalisés de la même façon avec un guide qui prévoit des questions précises qui seront posées systématiquement à chaque postulant. Un PV sera ensuite réalisé pour traçabiliser l’entretien de négociation.

Avez-vous dans vos choix de prestataire(s) des contraintes d’entreprise ? Est-ce que vous avez des critères plus subjectifs et qui n’appartiennent qu’à vous ?

Les négociations d’un marché sont toujours réalisées en présence d’un cadre de la commande publique, ce qui laisse peu de place à la subjectivité et demeure rassurant. D’autant plus que le cadre est bien défini dans la procédure de marché public.

Cependant, il est vrai que lors de l’entretien en face à face, des critères subjectifs peuvent intervenir comme : une réponse intelligente, c’est-à-dire pas forcément la plus commerciale. Le professionnalisme des personnes présentes, comment elles sont capables de parler de leur motivation pour cette prise de marché. Mais également la présentation générale et les attitudes des interlocuteurs.

Ces notions seront indirectement vues lors du process de questions/réponses.

En cette période intense de réforme de la formation professionnelle, avez-vous identifié de nouveaux critères vous permettant de rationaliser encore mieux vos choix en termes de formation professionnelle (Norme qualité de l’OF, référencement au sein d’OPCA, qualification des intervenants …) ?

La réforme de la formation professionnelle n’impacte pas le secteur public dans l’immédiat. Une norme qualité par exemple est toujours appréciée.

Il est vrai également qu’une veille s’impose en terme d’évolution de la formation dans le « privé » mais aujourd’hui ne n’effectue pas spécialement de veille même si je le devrai.

Une fois votre choix effectué, faites-vous signer une « charte » de travail ou de « Bonnes pratiques » à vos prestataires de service ? Quels sont les éléments demandés en termes de suivi de formation, qui rentre également dans votre choix initial ?

Les prestations attendues sont toujours décrites dans les clauses du marché initial. Nous n’imposons pas aux prestataires de réaliser des prestations qui n’auraient pas été décrites initialement.

Chaque élément est bien défini en amont (Voir Code des marché publics), d’où la complexité de modifier en cours de marché nos demandes.

Pour aider les autres « acheteur de formation », pouvez-vous classer s’il vous plaît ces critères de choix selon leur ordre importance ?

  1. 1- Les compétences de l’organisme dans le domaine concerné par la formation
  2. 2- Sa capacité à personnaliser une action, dans le cadre d’une formation en « intra » par exemple
  3. 3- Sa connaissance de votre secteur d’activité et de vos métiers,
  4. 4- Les méthodes pédagogiques employées, la durée, le rythme et le lieu de la formation (accessibilité...),
  5. 5- Sa notoriété sur le marché de la formation,
  6. 6- Son aptitude à assurer un suivi personnalisé des stagiaires

 

Quel(s) derniers conseil(s) donneriez-vous à vos « collègues acheteurs » ?

Je leur conseillerai de faire du Benchmark. De s’intéresser régulièrement à leur marché en réalisant une veille auprès des OF répondant à leurs critères de sélections.

Il s’agit d’être proactif en hésitant pas à consulter les catalogues des OF par exemple.

Enfin, selon moi il est important de réaliser de « petits » achats/marchés car cela permet d’avoir une ingénierie pédagogique plus en lien avec le métier concerné par la formation. On obtient parfois même du sur mesure et donc encore plus de qualité permettant de proposer aux salariés de la montée en compétence tout au long de la vie en entreprise.

 

Ce qu'il faut retenir, c'est que peu importe le processus de référencement de l’organisme de formation, il convient en amont d’identifier les besoins, que ce soit en terme de volume, de budget mais également en terme d’objectifs.

Ainsi, il n’y aura pas un seul partenaire formation pour toutes les réponses que vous recherchez (montée en compétences, remise à niveau des connaissances, accompagnement au changement …) mais des prestataires répondant à vos propres critères d’exigence.

Par ailleurs, afin de vous aider dans vos choix, il est également indispensable d’ échanger avec d’autres « acheteurs » sur les bonnes pratiques, mais aussi de réaliser un benchmark des organismes pressentît ou encore se faire accompagner dans les   recherches par l’OPCA de branche, qui neutre et objectif saura apporter son aide.