L’achat de prestations de formation

Par , le 19/10/2015

La formalisation du plan de formation et la consultation des représentants du personnel étant réalisées, il convient maintenant d’exécuter le plan de formation. Pour cela, l’achat de prestations de formation externes s’impose la plupart du temps, dans le cadre d’une démarche outillée.

L’élaboration du cahier des charges

Businesswoman

Le cahier des charges est un outil indispensable dans le processus d’achat de formation. Si l’employeur souhaite obtenir les meilleures offres de formation, il est impératif de passer par cette étape. De plus, la rédaction du cahier des charges demande rigueur et méthode.

Le cahier des charges doit être clair et précis pour permettre aux prestataires de répondre à la mise en concurrence.

Notez-le : ce dernier doit rester ouvert pour permettre aux organismes de formation de formuler des propositions innovantes, tant en termes de contenus de formation que de modalités pédagogiques.

La première partie du cahier des charges consiste à présenter l’entreprise, le contexte dans lequel se place la demande de formation, mais aussi le public concerné et les raisons pour lesquelles l’employeur souhaite mettre en place une action de formation.

Ensuite, il convient de clarifier ce que l’employeur attend précisément de la formation ainsi que les objectifs de compétences attendues pour les salariés à l’issue de la formation.

De même, le cahier des charges doit contenir une partie relative à l’organisation en tenant compte des contraintes de temps et d’indisponibilité.

De plus, les conditions financières et administratives doivent y être détaillées et également la manière dont l’achat de formation va être gérée.

Il convient également de lister les différents points que doit respecter le prestataire de formation.

Attention : s’il s’agit d’une action transversale existante dans un guide de formation du prestataire, c’est en effet difficile. Par contre, en cas d’achat de formation spécifique, être clair dès le départ sur les conditions de contractualisation est un plus pour l’achat.

Il existe des modèles de cahier des charges sur internet ou il est possible de détailler les grandes lignes.

Attention : il est impératif d’éviter certaines erreurs comme notamment celle de faire un copier-coller d’un cahier des charges issu de l’achat d’un autre domaine. En effet, ce dernier est spécifique à l’entreprise.

Il peut y avoir d’autres erreurs comme celle de manquer de précisions sur les résultats attendus. C’est le cas lorsque le rédacteur du cahier des charges se précipite. Il convient donc de prendre son temps.

Notez-le : le cahier des charges est destiné aux formations en intra, sur des gros volumes et pour répondre à de forts enjeux étalés dans le temps. Par conséquent, il faut identifier dans le plan de formation ce qui demande un chantier important et ce qui peut se négocier dans les accords-cadres avec les organismes de formation.

Par conséquent, le responsable formation a un vrai rôle à jouer.

La définition des critères de sélection

La grille de sélection doit à la fois porter sur l’offre technique et l’offre tarifaire. Afin de pouvoir noter et comparer les propositions techniques et tarifaires, il est conseillé d’élaborer une grille de critères hiérarchisés.

Attention : en matière de formation, le critère du prix n’est pas nécessairement le plus important. Le choix du prestataire doit tenir compte d’un bon rapport qualité/prix.

Si l’entreprise reçoit plusieurs offres de formation, il faut pouvoir départager les prestataires. Les critères à tenir en compte sont les suivants :

  • les critères doivent être cohérents par rapport aux exigences formulées dans le cahier des charges ;
  • les critères doivent être objectifs et observables pour avoir une analyse des réponses présentant le minimum d’interprétation.

Le processus d’achat de formation ne sera finalisé que lorsque l’entreprise aura contractualisé avec le prestataire retenu. Pour cela, différents documents peuvent être établis : une convention de formation ou tout autre document contractuel permettant de formaliser les conditions de réalisation de l’action et de prévenir d’éventuels contentieux.

Notez-le : Il existe de nombreux sites qui répertorient les organismes de formation.

Le lancement de l’appel d’offre

Il est important avant de confier une action de formation à un prestataire de vérifier que son offre est bien en adéquation avec le projet développé et les objectifs de l’entreprise.

Si la formation représente un enjeu stratégique pour l’entreprise, il faut impérativement participer à l’élaboration du support qui sera transmis aux salariés.

Le choix final de l’organisme de formation pourra se faire par une démarche collective, en partant de l’analyse des propositions, la qualité du formateur proposé, le rapport qualité prix de l’offre.

L’achat de prestations de formation

Il est possible et même recommandé de négocier le prix d’achat d’une prestation de formation. Cela est plus souvent le cas lors des achats de prestations liés aux langues étrangères ou encore dans le domaine de la bureautique.

Les marges de manœuvre sont moins importantes lorsqu’il s’agit d’acheter des formations sur mesure où le prestataire doit développer une ingénierie spécifique.

Une prestation de formation peut être discutée, aménagée entre l’entreprise et le prestataire. Il est recommandé de rencontrer en amont le prestataire en question.

Notez-le : la mise en concurrence est un facteur favorable à la négociation pour l’achat de formation.

L’achat de formation peut être formalisé par un bon de commande ou une facture.

Si l’employeur a besoin d’être accompagné dans l’achat de prestations, ce dernier peut faire appel à son OPCA. De plus, au moment de l’achat de la prestation de formation, l’employeur peut demander la prise en charge :

  • des frais de formation ;
  • de la rémunération des stagiaires ou lorsque la formation a lieu en dehors des heures de travail, de l’allocation formation :
  • des frais de repas, d’hébergement et de transport.

Attention : il revient à l’employeur de contacter en amont son OPCA pour s’assurer de la prise en charge de la formation.

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