L’externalisation de la formation

Par , le 29/10/2015

L’externalisation de la formation consiste à confier à un prestataire externe, spécialiste du métier, tout ou partie des tâches liées à la gestion opérationnelle des formations professionnelles d’une entreprise. Aujourd’hui, l’externalisation est considérée comme un facteur important de compétitivité et de flexibilité. Cependant, quels en sont les enjeux et comme la mettre en place dans l’entreprise ?

Les objectifs de l'externalisation de la formation

Externalisation de la formation

Concernant l'externalisation, les tâches sont nombreuses. En effet, il peut y avoir le recueil des besoins en formation, la recherche et la sélection des organismes de formation, la négociation des budgets ou encore toute la partie logistique.

Notez-le : la plupart des entreprises externalisent uniquement la partie administrative de la formation pour ne plus avoir à gérer la partie montage de la formation.

Notez-le : l'objectif prioritaire de l'externalisation est d'avoir la main mise sur les dépenses.

Généralement, lorsqu'une entreprise s'interroge sur le projet d'externalisation de la formation, c'est pour deux raisons principales :

  • la volonté de l'entreprise de réorienter ses ressources internes vers des tâches générant une valeur économique et sociale supérieure pour son organisation
  • le souhait de maximiser sa performance et sa productivité tout en recherchant des économies budgétaires

En somme, l'externalisation de la formation permet à l'entreprise de se recentrer sur ses activités stratégiques et de bénéficier d'experts dédiés pour la mise en œuvre opérationnelle de la formation professionnelle.

Il est primordial avant de mettre en œuvre le projet d'externalisation de s'informer des démarches administratives et du prestataire avec lequel l'entreprise va travailler. Le cahier des charges est donc très important. Il faut donc peser les pour et les contre avant d'entamer une telle démarche.

Attention : l'entreprise ne doit pas oublier de soumettre le projet aux représentants du personnel.

Les avantages de l'externalisation de la formation

Le principal avantage, c'est qu'elle permet d'acquérir une forte expertise dans un univers complexe.

De plus, elle permet aussi l'imputabilité des actions de formation et de réaliser des réductions de coûts.

La Direction des Ressources Humaines porte une responsabilité importante et stratégique pour la réussite de l'entreprise qui est celle de permettre à ses salariés de contribuer aux objectifs de l'organisation.

Notons également que les responsable formation sont soumis à une partie logistique et administrative très lourde. Parfois, il est difficile de s'y retrouver et l'externalisation peut être une solution aux problèmes rencontrés.

En effet, le temps et l'énergie investis dans cette gestion opérationnelle de la formation ne sont pas consacrés aux enjeux stratégiques pour l'organisation : la déclinaison de la stratégie de l'entreprise par la formation, le pilotage des résultats quantitatifs et qualitatifs, l'anticipation des attentes et des moyens.

L'enjeu primordial de l'externalisation de la formation est de repositionner les ressources humaines sur leurs tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le projet d'externalisation en lui-même

Dans un premier temps, il faut définir le périmètre de l'externalisation en tenant compte des achats de formation, de la logistique, de la partie administrative de la formation, de l'optimisation des financements ainsi que de la consolidation des reportings quantitatifs et qualitatifs.

Ensuite, il est primordial de consulter les différents prestataires du marché. Il faut les questionner pour pouvoir trouver le prestataire correspondant au cahier des charges.

Ensuite, il convient de choisir ce dernier sur la base de sa possibilité à répondre en tout point au cahier de charges de l'entreprise.

La plupart des catégories d'intervenant sur le marché de l'externalisation sont les sociétés d'externalisation de la gestion administrative de la formation, les spécialistes de l'optimisation des coûts.

Pour une bonne relation avec le prestataire, ce dernier doit s'engager dans le contrat à fournir des rapports réguliers, des revues de budget, des tableaux de suivi d'avancement du plan de formation et bien sûr être très clair sur la sortie du contrat.

Notez-le : la rémunération du prestataire dépend de la nature de la demande et du cahier des charges.

Enfin, après avoir choisi le prestataire, le service des ressources humaines et plus particulièrement le responsable formation a un rôle important à jouer. En effet, il devra communiquer de manière transparente sur le projet d'externalisation, en expliquant quelle partie de la formation l'entreprise souhaite externaliser et surtout ce dernier devra en expliquer les raisons.

Une communication claire auprès des services concernés est primordiale.

Attention : externaliser tout ou partie de la formation ne veut pas dire automatiquement supprimer le poste du Responsable formation. Ce dernier restera toujours en lien entre le prestataire et l'entreprise et en sera le relai.

Les limites de l'externalisation

L'externalisation présente des limites. En effet, le risque premier est la perte du savoir-faire et des compétences en interne liés à la gestion de la formation.

Le risque de dépendance technologique ou tarifaire peut également jouer des tours à l'entreprise.

D'une manière générale, il existe 4 types de contraintes :

  • juridique : c'est-à-dire le respect des normes juridiques 
  • technologique : le transfert de cette fonction peut poser des difficultés dans la gestion du système d'information
  • psychologique : le salariés de l'entreprise peuvent mal vivre l'externalisation qui est synonyme de changement 
  • financier : il faut tenir compte des budgets et ne pas les depasser