La communication interne et la formation : comment motiver les salariés ?

Par , le 07/04/2016

La communication interne et la formation sont actuellement deux services de l’entreprise qui doivent travailler et s’allier ensemble pour un résultat optimal. En effet, ces derniers visent le même objectif : « orienter les ressources humaines par la diffusion d’un message et par l’adaptation des compétences par le biais de la formation ». Néanmoins, de quelle manière la communication interne peut inciter les salariés à se former et surtout quel est son rôle ?

Le rôle de la communication interne

Actualité : Les salariés prennent l’initiative de la formationLe défi pour le responsable formation d'une entreprise est de pouvoir motiver les salariés à suivre une formation. En effet, communication interne et formation vont de pair. L'un ne va pas sans l'autre !

Avant de mettre en place une formation, il est primordial de communiquer sur les décisions prises aux différentes personnes que vous avez consultées tout au long de la construction du plan de formation. En effet, ce retour sur investissement sera considéré comme une « marque de considération ».

Notez-le : le rôle des managers est également très important. En effet, ces derniers doivent être mobilisés dans cette quête de la communication de la formation afin d'en assurer sa réussite.

Il n'est plus à démontrer que le métier de responsable formation exige des qualités spécifiques comme celle d'être un « bon communiquant » afin de faire connaitre et valoriser la formation. Il s'agit dans les faits de transmettre les messages et de construire sa stratégie de formation. Mais quand cette communication doit se faire ? A tout moment !

Par ailleurs, la communication permet de donner du sens à la formation. Il s'agit dans un premier temps de donner l'envie d'apprendre, de démontrer l'intérêt, ainsi que de développer la motivation par le biais de la formation.

Il convient par la suite de prolonger les effets, en précisant que cela se poursuit à l'issue de la formation. En effet, l'important est de pouvoir dire aux apprenants qu'il est possible d'appliquer ce qui a été appris en formation.

En dernier lieu, la formation suivie par un salarié ne doit pas rester aux oubliettes. De ce fait, il est impératif de communiquer sur les résultats de la formation.

Notez-le : il est primordial de communiquer sur toutes les formations car ces dernières ont toutes un rôle à apporter à la fois aux salariés et à l'entreprise, mais également sur les évolutions de la politique et sur l'offre de formation.

La politique de formation doit être perçue comme un outil de communication interne !

De plus, il est à noter que la formation permet de faire passer des messages de façon plus souple en les adaptant aux salariés.

 

L'établissement d'une stratégie de communication pour inciter à se former

La communication doit être effectuée à grande échelle c'est-à-dire qu'elle doit s'adresser à l'ensemble des salariés de l'entreprise.

Une « bonne communication » peut permettre de vendre de nombreuses actions de formation. Il suffit pour cela de trouver les mots et surtout expliquer aux salariés ce que pourra apporter à plus ou moins long terme la formation. C'est la raison pour laquelle il est primordial de travailler en étroite collaboration avec le service communication.

Notez-le : la communication interne est un atout pour faire faire passer un message dont le responsable formation est l'initiateur.

Communiquer oui ! Mais à partir d'une stratégie. Les étapes à suivre pour mettre en place une stratégie de communication sont les suivantes :

  • l'établissement d'un diagnostic ;
  • la fixation d'objectifs ;
  • la détermination de la cible et le message à faire passer ;
  • la définition des outils ;
  • l'établissement d'un planning et d'un budget ;

Attention : sans communication forte autour de la formation, le risque principal est d'engendrer de l'amertume et de la démotivation !
Dans la mise en place de la stratégie, le rôle du responsable formation sera de « valoriser » la formation !
Dans un premier temps, il reviendra à ce dernier de cibler les sources de motivation des salariés. On peut y trouver :

  • la promotion ;
  • l'augmentation de salaire s'il y a un changement de poste ;
  • l'épanouissement professionnel et donc personnel 

Par ailleurs, en mobilisant les managers dans cette stratégie de communication, l'entreprise s'assure des engagements sur les objectifs opérationnels et sur la mise en place du suivi. En effet, ils constituent un relais pertinent pour une Direction qui ne peut pas être toujours présente sur le terrain.

De plus, la communication doit s'inscrire dans une politique de communication RH en valorisant les aspects positifs et en démontrant aux collaborateurs que la Direction prend soin d'eux.

Du côté du responsable formation, son travail sera de :

  • définir les priorités de formation par service ;
  • intégrer et impliquer les managers dans chaque projet de formation ;
  • identifier le programme de formation correspondant aux besoins de l'apprenant ;
  • trouver l'organisme de formation adéquat.

Notez-le : si les process de communication interne sont clairement définis et respectés, la communication en est facilitée et le résultat assuré !

Par ailleurs, pour donner envie à un salarié d'être motivé lors du suivi d'une formation, il faut varier les outils, les moyens pédagogiques et également les supports de communication.

 

Les moyens de communication à utiliser

Le défi premier pour le responsable formation est de motiver les salariés à se former. Pour cela, la communication collective peut être utilisée pour inciter les salariés à se former. Dans ce cas bien précis, ce sont des réunions organisées au sein de l'entreprise. Il est également conseillé d'envoyer des mails à l'ensemble des salariés.

La communication personnalisée peut également être utilisée lorsque des salariés souhaitent avoir des informations plus précises. Ces dernières peuvent donc être données lors de l'entretien annuel, professionnel ou lors d'une réunion classique individuelle.

Notez-le : les outils de communication doivent être maitrisés pour motiver en interne.

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