Les entretiens professionnels : plus que quelques mois avant la date butoir !

Par , le 07/01/2016

Rendez-vous ponctuel avec un salarié, l’entretien professionnel offre plusieurs avantages pour l’entreprise en termes de gestion des ressources humaines. Avantages aussi pour le salarié qui peut échanger sur son activité professionnelle et formuler des souhaits d’évolution ou encore, pour l’encadrement qui dispose avec l’entretien professionnel d’un outil essentiel de management. Une méthode à suivre pour mener à bien cet entretien !

La mise en place des entretiens professionnels

Actualité : Entreprises : que retenir de la réforme de la formation professionnelle ?L'entretien professionnel constitue l'un des fondements du nouveau système de formation tout au long de la vie et de sécurisation des parcours professionnels. Il permet au salarié d'être acteur de son projet professionnel.

Par ailleurs, il permet également de favoriser le développement du projet professionnel (et de facto la mobilité), la qualification et l'adaptation du salarié en ce qu'il offre un espace de dialogue et d'échange préparatoire au départ en formation.

Il remplace le bilan de seconde partie de carrière pour les séniors et les entretiens obligatoires à l'issue de longues périodes de suspension du contrat de travail comme par exemple le congé maternité, le congé sabbatique ou encore le mandat syndical.

Notez-le : l'obligation de l'employeur est de proposer la date de l'entretien au salarié mais ce dernier peut refuser.

Il est donc primordial pour l'employeur de formaliser ce refus par écrit et de conserver les documents dans le dossier personnel du salarié.

Attention : l'employeur est tenu de faire une proposition d'entretien deux ans plus tard.

Notez-le : il n'y a pas de durée minimale ou maximale pour l'entretien professionnel mais le temps préconisé est 1 à 2 heures.

Au bout de 3 entretiens professionnels, soit tous les 6 ans, l'employeur doit réaliser un état des lieux récapitulatif écrit du parcours professionnel du salarié. Cela permettra donc de vérifier que le salarié a bien eu un entretien professionnel tous les 2 ans et qu'il a bénéficié de 2 des 3 actions suivantes :

  • le suivi d'une formation ;
  • une progression salariale ou professionnelle ;
  • l'acquisition des éléments de certification par le biais de la formation ou de la validation des acquis de l'expérience.

Attention : il ne faut pas confondre entretien professionnel et entretien annuel d'évaluation.

Les outils et méthodes à utiliser

Avant l'entretien et pour donner du sens à ce dernier, le réussir implique de la part de la Direction de l'entreprise de préciser en amont les objectifs et conditions de sa mise en œuvre. C'est ce qu'on appelle, « sensibiliser tous les acteurs de l'entreprise ».

Ensuite, il convient de rassembler toutes les informations utiles comme la fiche de poste du salarié, son compteur DIF/CPF, et également son CV.

Un outil au service d'une organisation

Chaque thème abordé devra être adapté en fonction des objectifs de recueil et de traitement de l'information déterminé préalablement par le service ressources humaines. Si l'on s'en tient aux textes législatifs et conventionnels, cet outil s'intéresse plus particulièrement aux indicateurs suivants :

  • l'activité professionnelle ;
  • le projet professionnel ;
  • les besoins en formation ;
  • les expériences formations significatives
  • l'utilisation du compte personnel de formation

Les outils de l'entretien professionnel

Lors de l'entretien, le manager doit adopter une écoute active ou « bienveillante ». Il convient donc de lui poser des questions ouvertes et ne pas « étouffer » ses questions. Il faut donc faire attention aux mauvais réflexes visant à induire dans ses questions des orientations de réponse.

Il est également primordial de donner des « accusés de réception » en reformulant les propos de son interlocuteur.

Le manager doit également conduire l'entretien en synthétisant au fur et à mesure les propos et rester évidemment au niveau des faits et des idées en des termes concrets. En effet, il s'agit non pas d'exprimer des opinions générales, des jugements ou des souhaits mais de faire exprimer des faits et des intentions d'action.

Il ne faut pas hésiter à faire parler son interlocuteur sur ce qu'il ressent. Il faut en effet savoir reconnaître et accueillir les émotions tout en restant attentif et bienveillant comme par exemple « vous avez le sentiment.., je comprends votre colère…, votre appréhension… ».

Par ailleurs, les questions doivent être soient ouvertes, fermées ou alternatives c'est-à-dire contraindre l'interlocuteur à faire un choix.

Notez-le : lors de l'entretien professionnel, la stratégie à adopter au niveau des questions à poser est la suivante :

D'abord commencer l'entretien par des questions ouvertes c'est-à-dire ouvrir l'éventail des réponses, puis continuer par des questions miroirs pour faire préciser les points évoqués. Ensuite, utiliser des questions fermées, pour rechercher des informations complémentaires et enfin des questions synthèses ou reformulation.

C'est ce qu'on appelle la « stratégie du questionnement » !

Dans la pratique, la méthode DESK « comment expliquer un problème » est vivement recommandée. Le but étant d'éviter les réactions affectives (déni, mépris ou encore victimisation) et de privilégier l'analyse.

D : décrire les faits et les conséquences

E : exprimer son sentiment face au problème à la 1ère personne du singulier

S : formuler le souhait

Q : poser une question ouverte pour ouvrir le débat et la recherche de solutions

Un outil à faire vivre

La mise en œuvre de ces entretiens professionnels ne doit pas se limiter à la seule passation de ceux-ci. Le suivi de la mise en application des décisions est incontournable. Les entretiens professionnels sont porteurs du sens de l'action, et ont un impact sur le futur professionnel du salarié.

Notez-le : il est primordial pour le service ressources humaines de mettre en place un planning prévisionnel de réalisation des entretiens professionnels dans le but d'anticiper et de préparer leur réalisation mais aussi d'éviter tout oubli dans le cas de plusieurs entrées de salariés en cours d'année.

Les sanctions en cas de non réalisation des entretiens professionnels

Dans les entretiens d'au moins 50 salariés, l'employeur qui n'aura pas fait bénéficier le salarié de ces mesures devra verser sur son compte personnel de formation un abondement de 100 heures si le salarié travaille à temps plein et de 130 heures si le salarié travaille à temps partiel.

Notez-le : le salarié pourra mobiliser les heures sans l'accord de l'employeur sur le contenu de la formation, y compris pendant son temps de travail.

Autre risque à prendre au sérieux, la capacité supplémentaire et tangible des salariés qui n'auraient pas bénéficié d'entretiens professionnels et//ou de formation et d'évolution à prouver de fait devant le conseil des prud'hommes en cas de conflit avec l'employeur…

Il reste moins de 3 mois pour passer les premiers entretiens professionnels…

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