Les points clés d’un cahier des charges pour préparer des formations adaptées

Par , le 12/06/2015

Modification des financements de la formation, obligations de formation renforcées, la réforme de la formation pousse les entreprises à repenser leur manière de traiter la formation : il s’agit maintenant d’investir dans la formation et non plus de se libérer d’une dépense. Plus que jamais, l’objectif est de faire de la formation un élément contributif de valeur. Un des meilleurs moyens pour atteindre cet objectif est d’établir un cahier des charges.

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Bien avant de considérer l’achat de formation en tant que tel, il s’agit bien pour le responsable formation de résoudre une problématique qui aura pu être détectée lors des entretiens professionnels  : quel écart, quel besoin, la formation permettra-t-elle de combler ? Afin de répondre à ces questions et de définir au mieux le cahier des charges de la formation, le responsable formation ne peut travailler seul.

 

La première étape est donc de constituer un groupe projet. Seront associés, en  fonction de l’importance du projet (par sa taille ou pour son importance stratégique) un ou plusieurs managers, voire le Comité de Direction dans certains cas.

L’élaboration du cahier des charges intervient ensuite et est une étape essentielle pour la réussite du projet de formation puisqu’elle va permettre de formaliser le besoin par écrit. Elle liera les différentes parties prenantes (Responsable de formation, managers, organisme de formation ou formateur interne).

C’est pourquoi, il est nécessaire de se livrer à un exercice rigoureux qui permettra d’inventorier les éléments indispensables à la réussite de la future formation. La méthode, bien connue, QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) permet au responsable formation de balayer l’ensemble des points essentiels du projet et de répondre à toutes les questions qui pourront aider à la compréhension du besoin de formation et à son organisation.

Ainsi, dans la structuration  d’un cahier des charges, on retrouve classiquement les chapitres suivants : la présentation de l’entreprise, le contexte de la demande, le public visé, les objectifs de la formation, les objectifs pédagogiques (à l’issue de la formation les stagiaires seront en capacité de…), les contraintes éventuelles. Une fois validé, le cahier des charges pourra devenir le socle d’un appel à proposition (ou appel d’offre). Seront alors à ajouter des informations concernant les conditions d’organisation de l’appel à projet, la méthode de traitement des réponses, les conditions d’évaluation et de suivi.

Dans la rédaction du cahier des charges, certains points de vigilance sont à conserver. Le cahier des charges doit se réduire à quelques pages. Il n’est pas nécessaire de redonner tout l’historique de l’entreprise ou de rentrer dans le détail.

En revanche, il est indispensable d’évoquer des éléments déterminants qui peuvent avoir des incidences sur la future formation (exemple : une récente fusion qui a modifié l’ensemble de l’organigramme de la structure). Il doit également être écrit de telle sorte qu’il puisse être compris de tous et en particulier du prestataire qui va répondre à votre appel à proposition (exemple : éviter les acronymes liés à l’organisation de l’entreprise).

Si le cahier des charges doit être cadrant, il ne doit pas pour autant bloquer l’intervenant ou l’organisme dans sa réponse. Une part d’autonomie et de créativité doit lui être laissée. Ainsi, certaines méthodes pédagogiques intéressantes (et auxquelles vous n’auriez pas forcément pensé) pourront vous être proposées.

En dernier lieu, pour obtenir des réponses de qualité de la part d’un prestataire interne ou externe, n’oubliez pas de lui laisser un délai suffisant pour qu’il puisse répondre… L’atteinte des objectifs à atteindre et donc le succès opérationnel d’une formation résulte, en grande partie, d’un travail préparatoire structuré et concerté qui doit être rédigé et validé  avec et par des managers impliqués dans le projet.

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