Mettre en œuvre le plan de formation : l’achat de prestation de formation

Par , le 23/06/2014

La formalisation du plan de formation et la consultation des représentants du personnel étant réalisées, il convient d’exécuter le plan de formation. L’achat de prestations de formation externes s’impose très souvent, dans le cadre d’une démarche outillée (cahier des charges, critères de sélection).

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Un préalable à la consultation : l’élaboration du cahier des charges

Le cahier des charges est un outil indispensable dans le processus d’achat de formation. Son élaboration constitue une condition pour obtenir les meilleures offres de formation. Cette méthode doit permettre de répondre à un souci d’efficience de la formation et de rationalisation des dépenses.

Il doit être clair et précis pour permettre aux prestataires de répondre à la mise en concurrence. Pour autant, il doit rester ouvert pour permettre aux organismes de formuler des propositions innovantes, tant en termes de contenus de formation que de modalités pédagogiques.

Dans cette perspective, le cahier des charges doit au moins comprendre les rubriques suivantes :

  • le contexte de l’entreprise
  • les objectifs de formation (exprimés en termes de résultats attendus)
  • le public visé (en termes de profils et de volumétrie)
  • la durée et le rythme de la formation
  • le lieu de la formation
  • les modalités pédagogiques (formation présentielle, e-learning, séminaire, projet applicatif…)
  • les modalités d’évaluation des participants (QCM, études de cas, mises en situation…)
  • les modalités d’évaluation de la formation (« à chaud » et / ou « à froid »…)
  • la sanction de la formation (attestation de stage, certificat, diplôme…)
  • les références du prestataire
  • la présentation de l’offre tarifaire (prix / jour, prix / participant, détail des coûts de conception, des pauses et repas, des supports pédagogiques…)
  • la date limite et les modalités de réponse à la consultation (courrier, mail)
  • les coordonnées de la personne en charge de la consultation, pour toute demande d’informations complémentaires.

Il est important de préciser également dans le cahier des charges les critères de sélection, indispensable au service formation et / ou achat pour pouvoir analyser les offres reçues. Les communiquer peut permettre également au prestataire de mieux construire sa réponse.

Une exigence : la définition des critères de sélection

L’enjeu principal dans le choix d’un prestataire est de concilier qualité de la formation et maîtrise des coûts. C’est pourquoi les critères de sélection doivent porter à la fois sur l’offre technique et sur l’offre tarifaire. La pondération de chacune d’entre elles doit tenir compte des enjeux associés au projet de formation, en lien avec la stratégie de l’entreprise, ainsi qu’avec son environnement réglementaire.

Afin de pouvoir « noter » et comparer les propositions techniques des différents prestataires, il est conseillé d’élaborer une grille de critères hiérarchisés, comme ci – dessous :

  • Compréhension / reformulation du contexte 
  • Adéquation de l'offre / programme par rapport aux objectifs 
  • Respect des exigences (durée, rythmes, horaires...) 
  • Modalités pédagogiques
  • Modalités d'évaluation 
  • Sanction 
  • Moyens mis en oeuvre (intervenants, moyens techniques) 
  • Références. 

Après analyse des propositions écrites, le processus de sélection peut être complété par une étape de soutenance à laquelle sont invités les 2 ou 3 organismes « shortlistés ». Dans ce cadre, il peut être demandé à ce que le ou les intervenants pressentis soient présents. Cette étape doit également être outillée au travers de la formalisation d’une grille de questions, donnant lieu à évaluation ; elle permettra ainsi de finaliser le choix du prestataire.

Le processus d’achat de formation ne sera toutefois finalisé que lorsque l’entreprise aura contractualisé avec le prestataire retenu. Différents documents peuvent être établis : une convention de formation ou tout autre document contractuel permettant de formaliser les conditions de réalisation de l’action et de prévenir d’éventuels contentieux.

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