Période budgétaire : comment négocier votre budget formation avec votre Direction Générale ?

Par , le 03/11/2015

Dans bon nombre d’entreprises la préparation budgétaire 2016 se déroule en ce moment. Jusqu’à présent, les responsables formation étaient rarement sollicités sur ce sujet et sont donc relativement peu rompus à l’exercice. Cette pratique devrait être amenée à évoluer suite à la réforme de la formation. Voici quelques points clés pour être prêt le moment venu.

comment négocier votre budget formationAvec la réforme de la formation les entreprises sont amenées à traiter la formation comme un investissement en non plus comme une obligation de financement.Ceci conjugué à la diminution des fonds mutualisés du plan de formation, les directions d’entreprises ne pourront plus considérer la formation comme une simple ligne budgétaire dont on approfondi assez peu le contenu.

Les responsables formation vont donc devoir, plus que jamais, affûter leurs arguments et leurs outils de négociation pour défendre leur politique et les projets qui en découlent.

Pour cela, il faut avancer avec méthode. 

Au préalable

 Etre en phase avec la stratégie d’entreprise, tout en conservant ses propres objectifs.
La formation doit venir en soutien de la stratégie d’entreprise : il en va de la crédibilité du service formation et de la qualité du travail avec les opérationnels.

S’appuyer sur le service de contrôle de gestion
Si vous n’êtes pas rompu à l’exercice de la présentation budgétaire, les contrôleurs de gestion eux le sont. Faites-en des alliés.

L’argumentation

Contextualiser la présentation du  budget de formation

La réforme de la formation amène de nombreux et profonds changements dont il va falloir faire prendre conscience aux Directions Générales et Financières. Soyez extrêmement pédagogue, concis. Dans votre présentation adaptez votre discours aux intérêts de vos interlocuteurs. Expliquez ensuite les mesures que vous prévoyez de mettre en oeuvre pour répondre aux nouvelles obligations et les solutions que vous envisagez pour limiter les surcoûts.

Travailler sur le Retour Sur Investissement attendu des actions de formation

Chaque formation répond à une « problématique » qui a été détectée et qui doit être résolue. Elle va permettre par exemple de diminuer le taux d’absentéisme, de développer la productivité, de limiter des risques etc… Tout se mesure, se quantifie, se traduit en termes chiffrés.Soyez précis en détaillant le coût des actions de formation qui seront menées et en valorisant les résultats attendus.

Garder le même fil conducteur tout au long de la présentation

Vous montrerez ainsi que votre projet est cohérent et construit. Il en gagnera en clarté.

Préparer la contre argumentation : prévoir des solutions de replis

Il est extrêmement rare que les budgets défendus soient validés dès la première présentation. On vous demandera certainement de réduire votre budget, de faire une « coupe budgétaire ». Il vous faudra donc arbitrer.Plutôt que de la subir, anticipez la en priorisant vos projets, prévoyez des alternatives (exemple : Etalement du projet sur 2 ans, changement de modalités pédagogiques, durées de formation moins ambitieuses etc…)

Assurer le suivi

Mettre en place des tableaux de suivi et des indicateurs

Ils  vous permettront de respecter vos engagements budgétaires.Les analyses qui en découleront vous seront utiles pour préparer la négociation budgétaire de l’année suivante.Comme pour toute bonne négociation ou toute bonne réunion, il est nécessaire de préparer son dossier, ses arguments, savoir répondre aux objections…et prévoir des solutions intermédiaires.

Catégories de l'article :

Formations sur le même sujet :