Responsable de formation : pourquoi et quelles activités externaliser ?

Par , le 26/02/2015

L’externalisation des activités de formation connaît une croissance soutenue depuis une dizaine d’années. La complexité croissante du cadre légal, les contraintes budgétaires pesant sur la fonction formation, tant en termes d’effectifs que de budget sont quelques facteurs explicatifs. Quels bénéfices en attendre ? Pour quel périmètre d’externalisation ? Autant de questions à se poser avant de se lancer dans cette démarche.

Actualité : Responsable de formation : pourquoi et quelles activités externaliser ?

L’externalisation RH est une pratique en constant développement. Si elle s’est longtemps cantonnée à la gestion de la paie, et dans une moindre mesure à la gestion du recrutement, elle s’étend depuis quelques années au champ de la gestion de la formation.

D’après l’étude réalisée pour la 4ème année par Demos et l’European Outsourcing Association, le nombre d’entreprises ayant déjà externalisé la gestion de la formation ou projetant de le faire en 2013 était de 24%, contre 15% quatre ans auparavant. Près de la moitié des grands groupes opteraient pour cette option.

Quels bénéfices attendre de l’externalisation des activités de formation ?

Dans le contexte de tensions budgétaires, opérationnelles et organisationnelles, l’externalisation de la gestion de la formation est une solution permettant avant tout aux entreprises de réduire leurs coûts et de concentrer leurs investissements dans des domaines à plus forte valeur ajoutée.

Plus précisément, les bénéfices attendus du recours à la gestion externalisée de la formation sont de trois ordres :

  • Réduire les coûts associés à la fonction formation, ainsi que les coûts pédagogiques, par  une optimisation du choix des prestataires (qualité / prix) et des financements mobilisables. L’externalisation apporte flexibilité et souplesse, en variabilisant des charges fixes lorsque supportées directement par l’entreprise.
  • Améliorer la performance opérationnelle, en réponse à la complexité croissante. L’externalisation peut apporter stabilité et fiabilité des processus d’administration et ce faisant, garantir la conformité juridique des pratiques.
  • Développer globalement la création de valeur, en recentrant l’organisation sur les missions RH et formation à forte valeur ajoutée. Il est à attendre de ce recentrage une amélioration du service rendu aux managers.

Gestion externalisée de la formation : quel périmètre ?

Toutes les activités de formation ne peuvent néanmoins pas être externalisées. Les activités dites « stratégiques » (pilotage de la politique de formation et de développement des compétences, définition des objectifs et priorités de formation, relations avec les IRP) doivent rester de la seule responsabilité de l’entreprise.

En revanche, toute une série d’activités peut être externalisée auprès de prestataires positionnés sur ce marché, à savoir :

  • la gestion administrative
  • la subrogation des factures
  • la logistique (planification des formations, convocation, édition des attestations de formation, relations avec le prestataire…)
  • la relation avec les OPCA
  • la production des reportings, y compris les déclarations légales
  • le management des prestataires de formation

En réponse à l’attente d’expertise globale du métier de la formation exprimée par les entreprises, les prestataires peuvent proposer des prestations complémentaires de conseil et d’accompagnement, qu’il s’agisse de :

  • la conception de programmes pédagogiques ad hoc
  • l’aide au reengeniering des processus formation
  • la formation de formateurs
  • l’accompagnement de responsables formation

Externalisation de la formation : quels prestataires ?

L’offre de services est portée par des prestataires issus d’environnements différents, principalement du secteur de la formation ou du conseil. Parmi les cabinets présents sur le marché, peuvent être cités : Demos Outsourcing, filiale du groupe Demos dédiée à l’activité « externalisation de la formation », créée en 2000, CIMES Outsourcing Formation, leader sur le marché de l’externalisation, Rhexis ou encore Place de la Formation, par ailleurs inventeur en 2006 du métier de courtier en formation.

Les points de vigilance

A trop externaliser la gestion de la formation, le risque pour l’entreprise est d’en perdre le contrôle et de se trouver dans une situation de dépendance envers le prestataire, limitant sa capacité à maîtriser les coûts. Selon l’enquête susmentionnée, ce sont d’ailleurs les deux freins majeurs à l’externalisation exprimés par les entreprises.

Aussi, toute démarche d’externalisation doit s’accompagner de la mise en place d’instances permettant de piloter le prestataire, ce qui implique également de conserver en interne les compétences nécessaires à ce pilotage, utiles pour maîtriser les coûts, notamment les coûts cachés.

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